Onboarding-Prozess: So integrierst du neue Mitarbeiter richtig

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Ob ein Mitarbeiter ein hohes Maß an Motivation und Eigeninitiative auf dem Arbeitsplatz entwickelt, darüber entscheiden häufig die ersten Tage und Wochen im Job. Trotzdem sind Onboarding-Prozesse für neue Mitarbeiter oft nicht ausreichend professionalisiert. Wir zeigen, wie du neue Mitarbeiter besser einarbeiten kannst und welche Fehler du dabei vermeiden solltest.

Die wichtigsten Ziele des Onboarding-Prozesses

Der Onboarding-Prozess hilft dem neuen Mitarbeiter zu verstehen, wie sein Arbeitgeber „tickt“. Oder anders gesagt: in der Einarbeitung wird dem „Neuankömmling“ vermittelt, welche Werte in deinem Unternehmen eine wichtige Rolle spielen und welche Spielregeln gelten. Im Vordergrund stehen dabei fünf zentrale Aufgaben: Onboarding soll die Richtlinien zur Arbeitssicherheit und rechtstreuem Verhalten am Arbeitsplatz vermitteln, arbeitsrelevante Kenntnisse und Fertigkeiten erweitern, die Rolle und Identität des Mitarbeiters in der Organisation aufzeigen, das Commitment des neuen Mitarbeiters fördern sowie Arbeits-Stress vorbeugen bzw. den Mitarbeiter dabei unterstützen, Arbeits-Stress zu bewältigen.

Für die Einarbeitung spielen Führungskräfte eine herausragende Rolle

In der Regel sind Führungskräfte dafür verantwortlich, neue Mitarbeiter in eine Abteilung oder ein bestehendes Team zu integrieren. Sie spielen deshalb eine wichtige Rolle, um die oben beschriebenen Zielsetzungen des Onboardings zu erfüllen. Diese Kernaufgaben sind aus mehreren Gründen wichtig: zum einen brauchen Mitarbeiter eine Einweisung in die Rechte und Pflichten ihrer Jobrolle, da falsches oder unachtsames Verhalten großen Schaden verursachen kann. Zum Beispiel muss eine neue Kundenberaterin in der Bank die Datenschutz-Richtlinien kennen, um keine Fehler zu machen. Sie muss wissen, welche Vorgaben der Gesetzgeber bei Transaktionen macht oder wie Kunden über die Risiken von Wertpapiergeschäften aufgeklärt werden sollen.

Zum anderen benötigen neue Mitarbeiter in der Regel bestimmte Fähigkeiten, zum Beispiel über Arbeitsabläufe und Entscheidungsprozesse oder wie unternehmensinterne IT-Angebote genutzt werden. Diese Fähigkeiten erwerben neue Mitarbeiter durch spezifische Weiterbildungsangebote innerhalb der Einarbeitungszeit. Drittens soll der neue Angestellte während des Onboarding-Prozesses vermittelt bekommen, welche Rolle er oder sie für das Team, die Abteilung und das Unternehmen spielt. Dies hilft dem „Neuen“, eine professionelle Identität aufzubauen und zu verstehen, welche Erwartungen der Arbeitgeber hat. Gleichzeitig ermöglicht dieses Wissen, dass der neue Mitarbeiter Anerkennung und Wertschätzung auf seinem neuen Arbeitsplatz erfährt.

Onboarding soll Stress abbauen

Eine weitere Aufgabe der Einarbeitung besteht darin, dass sich der neue Mitarbeiter an die Organisation kulturell anpasst. Das heißt, dass der Neuankömmling bestimmte Verhaltensnormen, die sich zum Beispiel in der Unternehmenssprache äußern, sowie die zentralen Werte des Arbeitgebers verinnerlicht und konsistent dazu handelt. Außerdem soll das Onboarding den Stress der Anfangszeit in der neuen Arbeitsumgebung verringern. Neue Mitarbeiter können Stress aus unterschiedlichen Gründen erleben. Zum einen kann Stress für den Neuankömmling daraus resultieren, dass Erwartungen hinsichtlich des Handlungs- und Gestaltungsspielraums vom Arbeitgeber nicht erfüllt werden. Zum anderen kann Stress durch Verunsicherung entstehen, wenn die Tätigkeit nicht als sinnstiftend wahrgenommen wird, oder durch andere Belastungen, wie beispielsweise das Risiko des Jobverlusts vor dem Ende der Probezeit, geringem sozialen Status innerhalb der Organisation oder mangelnde Wertschätzung von Kollegen bis hin zu Mobbing.

Digitalisierung im Onboarding-Prozess

Auch vor der HR-Branche macht die Digitalisierung nicht Halt, sodass immer mehr smarte und innovative Tools die Personalabteilungen erobern. Das ist auch gut so, denn auch Personaler sollte den Digitalisierungstrend nicht verschlafen und mit der Zeit gehen. So gibt es auch im Bereich Onboarding ein paar innovative Tools, die uns die tägliche Arbeit erleichtern und beim Onboarding-Prozess unterstützen. So das Tool „My Onboarding“ von Haufe. My Onboarding ermöglicht es euch den kompletten Onboarding-Prozess zu digitalisieren. Über das zentrale Dashboard der Software können Profile für bestehende und neue Mitarbeiter angelegt werden und ihr könnt Aufgaben für bestimmte Mitarbeiter erstellen sowie diese entsprechend zuweisen. Durch integrierte Schnittstellen zu gängigen Bewerber-Management-Programmen können die Daten ganz einfach übertragen werden. Außerdem habt ihr die Möglichkeit Timings für die Task zu erstellen und Mitarbeitern bestimmte Rollen zuzuweisen, die sie im Onboarding-Prozess einnehmen sollen. Der Service ist zudem als App verfügbar, sodass der neue Mitarbeiter alle relevanten Informationen direkt auf sein Smartphone bekommt. So wird das Onboarding neuer Mitarbeiter leichter und effizienter.

Fehler, die Unternehmen vermeiden sollten

Die Ursachen für das Scheitern des Onboarding-Prozesses sind vielfältig. Oft haben Führungskräfte keine Zeit, sich um den neuen Mitarbeiter zu kümmern. Schlimmer noch: Sie wissen nicht, was zu tun ist, oder finden die gezielte Einarbeitung neuer Mitarbeiter überflüssig. Möglich ist aber auch, dass sie einen Rollenkonflikt erleben. Auf der einen Seite sollen sie die Eigeninitiative des Neuen fördern und auf der anderen Seite mit Rat und Tat unterstützen. Statt die Einarbeitung also allein der Führungskraft zu überlassen, sollte dein Unternehmen Führungskräfte gezielt auf diese wichtige Aufgabe vorbereiten und weitere Kollegen einbinden. Helfen können dabei Personalentwicklungs-Programme, wie zum Beispiel ein Patensystem oder Mentoring. Beim Patensystem bekommt der neue Mitarbeiter einen erfahrenen Kollegen an die Seite gestellt, unabhängig von dessen Hierarchieebene, während beim Mentoring ein höherrangiger Mitarbeiter als Rollenvorbild für den neuen Mitarbeiter fungiert.

Diese Maßnahmen sind höchst relevant. Indem Einarbeitungsprozesse weder strategisch im Unternehmen verankert noch gezielt strukturiert sind, riskieren Unternehmen, dass das Onboarding neuer Mitarbeiter scheitert. Außerdem ist es empfehlenswert mit dem Onboarding nicht bis zum tatsächlichen Arbeitsbeginn zu warten. In der Regel haben neue Kandidaten schon vor Jobantritt viele Fragen, zum Beispiel zum Dresscode, den Arbeitszeiten, den Parkmöglichkeiten an der Arbeitsstätte oder den Verpflegungs-Möglichkeiten. Arbeitgeber können daher bei neuen Mitarbeitern punkten, indem sie diese Informationen schon vor dem ersten Arbeitstag zum Beispiel in Form einer kurzen E-Mail mitteilen. Außerdem ist es eine nette Geste, ein Willkommensgeschenk für den neuen Mitarbeiter zu besorgen und den Arbeitsplatz vollständig auszustatten. Hier findest du weitere Tipps zum Onboarding neuer Mitarbeiter.

Mit gelungenem Onboarding-Prozess Kosten einsparen

Geeignete Kandidaten zu finden ist zeitaufwändig und teuer. Unternehmen wollen neue Mitarbeiter deshalb möglichst lange an sich binden. Dafür ist es wichtig, dass das neue Arbeitsumfeld die Erwartungen des Mitarbeiters von Anfang an erfüllt – denn auch Mitarbeiter können in der Probezeit kündigen. Der Fachkräftemangel in einigen Branchen ist dafür mit verantwortlich. Recruiter und Headhunter buhlen quasi fortwährend um die qualifiziertesten Kandidaten über unterschiedliche Kanäle. Mit einem gelungenen Onboarding-Prozess sorgst du hingegen dafür, dass der neue Mitarbeiter sich bei dir wohl fühlt und gerne lange in deinem Unternehmen arbeitet.

Mehr zum Thema Onboarding-Prozess gibt’s in dieser Podcast Folge:

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