Geschwindigkeit im Recruiting ist Gold wert – so geht’s!

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Thomas Hartenfels ist Director des Düsseldorfer Büros von Robert Walters. In diesem Artikel erfährst Du aus der Sicht eines Headhunters, warum Geschwindigkeit im Recruiting Gold wert ist.

Der Fachkräftemangel hat deutsche Unternehmen fest im Griff. Das führt gerade im Recruiting zu enormem Druck. Denn der Wettbewerb um vielversprechende Mitarbeiter ist hart geworden. Umso wichtiger ist heutzutage die Geschwindigkeit im Recruiting. Wer die besten Talente für sich gewinnen möchte, muss schnell sein. Unternehmen können es sich nicht mehr leisten, Unterlagen auszudrucken, per Hauspost umständlich an die Fachabteilungen zu verschicken und erst Wochen später zum Vorstellungsgespräch einzuladen. Stattdessen ist es entscheidend, Bewerbern von Anfang an eine positive Candidate Experience zu bieten – mit schnellen Reaktionszeiten und einer persönlichen Ansprache. 

Die Situation erscheint auf den ersten Blick kompliziert. Auf der einen Seite suchen Unternehmen händeringend nach qualifizierten Fach- und Führungskräften. Auf der anderen Seite springen viele Jobsuchende frustriert ab und heuern folglich beim Wettbewerb an, weil Entscheidungsprozesse viel zu lange dauern. Was läuft also schief?

Für die manchmal endlosen Bewerbungsverfahren gibt es verschiedene Gründe. Vielleicht entsprechen die Bewerber schlicht nicht den Vorstellungen der Vorgesetzten und die Kommunikation über den Prozessstand erfolgt nicht transparent. Zahlreiche Ansprechpartner aus häufig unterschiedlichen Fachbereichen erschweren zusätzlich eine schnelle Entscheidungsfindung und Kommunikation. Dabei können Unternehmen gerade bei der Geschwindigkeit punkten, indem sie durch einen einfachen Recruitingprozess die Candidate Experience ihrer Bewerber positiv beeinflussen. Vordergründig geht es hier um die Frage, wie schnell und benutzerfreundlich sich Kandidaten bewerben können – aber auch um das Tempo, in dem Recruiter den Erstkontakt herstellen und ein Gespräch vereinbaren.

Imageschaden als Konsequenz langatmiger Einstellungsprozesse

Übertriebene Ansprüche und nicht genügend Geschwindigkeit im Recruiting ziehen eine Kette von Problemen nach sich:

Geeignete Kandidaten gehen zu Mitstreitern am Markt, weil der Wunscharbeitgeber zu lange zögert. Denn der Bedarf nach einem sofortigen Bewerbungsfortschritt ist bei Jobsuchenden in der Regel größer, als die Motivation endlos auf Rückmeldungen zu warten. Personaler müssen also im schlimmsten Fall trotz eines passenden Kandidaten den Recruitingprozess neu starten.

Die bestehende Belegschaft muss aufgrund dieser unbesetzten Stellen Mehrarbeit abfedern, was zu Überlastungen führen kann. Ein höherer Krankenstand im Unternehmen und eine höhere Fluktuation sind dann die Folgen. Ein Drittel der von Robert Walters interviewten Kandidaten schildert Erlebnisse wie diese als Wechselmotivation, eine neue Stelle antreten zu wollen.

Vor allem aber auch das Image der Arbeitgebermarke leidet, denn langatmige und umständliche Prozesse werden als wenig wertschätzend wahrgenommen. Frustrierte Bewerber teilen ihre Negativerfahrung sehr rege auf Bewertungsportalen sowie mit Freunden und Verwandten. Hinzu kommen unnötige Ausgaben und Umsatzverluste, die mit langwierigen Recruitingprozessen einhergehen. Mittelfristig gefährden Unternehmen damit sogar ihre Zukunftsfähigkeit.

Durch Geschwindigkeit im Recruiting erfolgreich sein

Wer erfolgreich neue Mitarbeiter akquirieren möchte, muss also besonders auf die Stärkung der Employer Brand und eine gute Candidate Experience setzen. Im Fokus sollten deshalb vorrangig die Bedürfnisse der Bewerber stehen und nicht interne Prozesse und administrative Erfordernisse.

Folgende Aspekte sind dabei besondere Erfolgsfaktoren:

Fokus auf den Bewerber

Grundlegend für den Erfolg im Recruiting ist ganz klar ein neuer Fokus auf dem Bewerber selbst. Eine zügige, gekonnte und individuelle Bewerberkommunikation ist hier das A und O. Denn das Motto “der Kunde ist König” gilt auch immer mehr für Kandidaten. Es ist daher wichtig qualifizierten Bewerbern auf Augenhöhe zu begegnen. Im Bestfall geben sich Personaler also im gesamten Bewerbungs- und Auswahlprozess wertschätzend, transparent, persönlich und interessiert.

Das trifft auch auf Zu- oder Absagen zu. Eine sofortige telefonische Information nach der Entscheidung ist Wertschätzung. Auch bei einer Absage, denn der Bewerber weiß dann voran er ist und kann sich neu orientieren. HR-Verantwortliche leben praktisch vom Dialog – mit Fachbereichen, Personalberatern, Bewerbern und mit Talenten, die sie als Kandidaten gewinnen wollen. Eine ausgeprägte Leidenschaft für gute und zeitnahe Kommunikation ist damit absolut notwendig für den Erfolg.

Entscheidungswege beschleunigen

In vielen Unternehmen bleiben eingehende Bewerbungen oft wochen- oder und monatelang unbeantwortet, weil im Tagesgeschäft schlichtweg die Zeit fehlt. Begehrte Kandidaten sind da natürlich genauso schnell wieder weg vom Markt, wie sie gekommen sind.

Personalabteilungen sollten dafür sorgen, dass sich der Bewerbungsprozess nicht unnötig hinzieht. Geschwindigkeit im Recruiting ist der Key. Bewerbungen sollten tagesaktuell gesichtet und Top Kandidaten innerhalb weniger Tage zum ersten Gespräch eingeladen werden – wenn sich die Terminfindung schwierig gestaltet, gerne auch vorab via Online-Chat oder Video-Konferenz. Bei einem passenden Kandidaten sollte das Einstellungsprozedere innerhalb von vier Wochen nach Sichtung der Unterlagen abgewickelt sein.

Bewerbungsprozess für Kandidaten vereinfachen

Viele Unternehmen arbeiten noch immer mit starren Karriere-Plattformen, die eher einem Kontaktverhinderungsformular gleichen. Dort müssen Jobinteressenten Lebenslauf, Motivationsschreiben und sämtliche Arbeitszeugnisse in unzähligen Arbeitsschritten manuell eingeben. Da vergeht hochqualifizierten Kandidaten schon mal die Lust. Vor allem wenn Bewerber den direkten Vergleich mit anderen Unternehmen haben, bei denen man sich über sein Social Media Profil mit einem Klick bewerben kann.

Unternehmen sollten Kandidaten besser einen simplen und intuitiven Bewerbungsprozess ermöglichen. Gerade die jüngere Generation bevorzugt die schnelle und unkomplizierte Kontaktaufnahme. Es empfiehlt sich daher den Kanal für Bewerbungen möglichst einfach zu halten. Wer der Meinung ist, dass die neueste Innovation im Bewerbungsprozess das Hochladen von Dokumenten in verschiedenen Formaten ist, sollte dringend die Wahl seines HRM-Systems nochmals überdenken. Personalverantwortliche sollten dabei während des gesamten Recruitingprozesses stets Feedback von Bewerbern und Mitarbeitern einholen, um die Qualität fortlaufend zu optimieren.

Nutzerfreundliches Mobile Recruiting

Kandidaten möchten sich selbstverständlich ebenso per Handy bewerben und erwarten, dass der Content einer Karriereseite sich der Bildschirmauflösung eines mobilen Endgerätes anpasst. Jeder zweite Jobsuchende empfindet die Arbeitgebermarke sogar negativ, wenn die unternehmenseigene Karriereseite nicht für Smartphones optimiert wurde.

Vor allem Bewerber der Generationen Y zeichnen sich nicht gerade durch Geduld aus. Umso wichtiger auch hier, die Geschwindigkeit im Mobile Recruiting. Die Nutzerfreundlichkeit muss daher ganz klar im Vordergrund stehen. Deshalb ist es auch hier sinnvoll, die Anwendungen regelmäßig auf den Prüfstand zu stellen und aus der Sicht der Kandidaten zu testen. 

Das richtige Handwerkszeug für Bewerbermanagement

Kaum zu glauben, aber wahr – häufig arbeiten selbst große Konzerne noch immer ohne innovative Recruiting-Software. Lediglich mittels der Arbeitskraft zusätzlicher Personalsachbearbeiter den Überblick über Bewerbungen zu behalten, ist in Zeiten der Digitalisierung fast unmöglich geworden. Eingangsbestätigungen, Absagen, Einladungen und Prozessfortschritte sind manuell kaum mehr zu schaffen.

Müssen Personalabteilungen also regelmäßig eine große Zahl an Bewerbungen bewältigen, lohnt es sich, in entsprechende Software zu investieren. Hier gibt es selbst für kleine und mittelständische Unternehmen bezahlbare und sinnvolle Lösungen. Eine Bewerbermanagement-Software ermöglicht es, die Bewerbungen einfach zu verwalten und mit anderen HR-Mitarbeitern und Entscheidungsträgern zu teilen. Das sorgt für Transparenz und Schnelligkeit im gesamten Prozess und erleichtert zudem die Bewertung von Kandidaten.

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Ohne Perfektionismus und mit Geschwindigkeit im Recruiting schneller zum Match

Ein weiterer Grund für langatmige Einstellungsprozesse ist die weitverbreitete Vorgehensweise, dass mehrere Ansprechpartner gemeinsam die Stellenbeschreibung für die zu besetzende Vakanz formulieren. So kommen häufig umfangreiche und vielschichtige Anforderungsprofile zustande, die die meisten Bewerber eher abschrecken als ansprechen. Dieser als Perfektionismus getarnte Anspruch an Kandidaten, kann in Zeiten des Fachkräftemangels sehr hinderlich sein und wird meist erst viel zu spät erkannt. Häufig ist die Verwunderung dann groß, warum sich so wenige dieser am Reißbrett entworfenen „eierlegenden Wollmilchsäue“ auf die Ausschreibung bewerben.

HR-Abteilungen sollten sich daher nicht auf den Anspruch versteifen, nur Talente einzuladen, die ein Stellenprofil zu 100 Prozent erfüllen. Es lohnt sich, Kernanforderungen zu definieren und dann Bewerber zu interviewen, die 60 oder 70 Prozent der gewünschten Skills mitbringen und über hinausreichendes Potential verfügen. Entscheidend ist, dass künftige Mitarbeiter neben den zentralen Fähigkeiten und Qualifikationen ein hohes Maß an Motivation, Lernbereitschaft und persönlichen Kompetenzen mitbringen. Diese Kompetenzbasierte Personalauswahl setzt persönliche Gespräche in einer authentischen Atmosphäre voraus und wird durch voreiliges Aussortieren aufgrund formeller Mängel erschwert. Schlussendlich sollte die Devise sein, dass fehlende Fachkenntnisse sich bei Vorliegen eines hohen Motivationsgrades auch noch nachträglich aneignen lassen.

In einem Arbeitsmarkt, in dem Fach- und Führungskräfte schwer zu gewinnen sind, ist Geschwindigkeit im Recruiting Gold wert und ein besonderer Vorteil. Denn wer in der Lage ist, seine HR-Prozesse schlank, authentisch und so persönlich und individuell wie möglich zu halten, begeistert Kandidaten und gewinnt dann auch zügig das so rare hochqualifizierte Personal. 


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