Was effizientes Meeting-Management mit Führung zu tun hat

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Tobias Häckermann befasst sich seit Jahren mit der Optimierung von Meetings, dem „Zeitfresser“ Nr. 1 bei Führungskräften. Heute leitet er Sherpany, das Unternehmen, das Führungskräften in ganz Europa durch effizientes Meeting-Management Meetings so zu strukturieren, dass nicht nur Zeit sparen, sondern auch zu besseren Entscheidungen beitragen können.

Sie sind unverzichtbar für gute Führung und eines der wichtigsten Management-Tools: Meetings. In Zeiten von Home Office und Lockdowns ist ihre Frequenz gestiegen, nicht aber zwangsläufig die Qualität.

Laut einer aktuellen Untersuchung von Forrester im Auftrag von Sherpany ist die Häufigkeit von wiederkehrenden Meetings während der Corona-Pandemie stark angestiegen.

Der Anteil an Führungsteams, die wöchentliche Management Meetings durchführen, ist von 4 Prozent auf 19 Prozent gestiegen. Praktisch alle C-Level-Teams haben ihre Meeting-Frequenz erhöht.

Schlechtes Meeting-Management führt zu Wettbewerbsnachteilen

Die höhere Frequenz hat aber nicht zwangsläufig zu mehr Produktivität geführt. Diese wird in der Umfrage unterschiedlich bewertet: Geht es um das Thema Strategie, werden Meetings von 71 Prozent der befragten Führungskräfte als produktiv empfunden.

Doch so wichtige Themen wie technologische Transformation, Fusionen & Übernahmen oder Organisationsstruktur & Personalentwicklung werden am unproduktivsten empfunden.

Die Folgen unproduktiver Meetings lokalisieren die befragten Führungskräfte im Verlust der Wettbewerbsvorteile (46 Prozent), langsamer Reaktion auf Disruption (41 Prozent), langsame Aufstellung und Umsetzung von Geschäftskontinuitätsplänen (40 Prozent) und sogar im Verpassen von Marktopportunitäten (39 Prozent).

>> Hierzu passt auch der Artikel Agiles Projektmanagement: Projekte effizient umsetzen aus dem Talente-Magazin <<

Führungskräfte sollten ihre Aufmerksamkeit auf effizientes Meeting-Management richten

Es lohnt sich also der Qualität und Effizienz des Meeting-Managements mehr Aufmerksamkeit zu schenken. Meetings sind in vielen Unternehmen ein regelrechter “blinder Fleck”. Sie werden als “Rituale” des Berufsalltag hingenommen – aber nie hinterfragt. So wiederholen sich die immer gleichen Fehler:

● Es gibt zu viele Meetings, die ohne ein eindeutiges Ziel angesetzt werden,

● zu viele Geladene bereiten sich wenig auf das Meeting vor,

● mögliche Diskussionen im Team werden von den immer gleichen Teilnehmenden dominiert,

● die eigentlichen Meeting-Ziele rücken zu oft rasch in den Hintergrund,

● nach Abschluss werden keine nachfolgenden Prozesse eingeleitet.

Unproduktive Meetings sind dabei nicht nur eine Zeitvergeudung, sondern auch teuer:

In Deutschland werden die durch ineffiziente Meetings entstandenen versunkenen Lohnkosten auf jährlich 65 Milliarden Euro geschätzt. Schlechtes Meeting Management führt nämlich dazu, dass hochqualifizierte und “teure” Führungskräfte ihre Zeit nicht für ihre Kernaufgaben einsetzen können: Entscheidungen treffen.

Drei einfache Schritte für effizientes Meeting-Management

Wie können Meetings effizienter werden – und das Management zu besseren Ergebnissen führen? Es gibt “Best Practices” der Meeting-Wissenschaft, die Lösungswege aufzeigen können.

Vor Beginn des Meeting:

Je besser die Vorbereitung ist, desto weniger Zeit geht im Meeting durch z.B. offene Abstimmungsfragen verloren. Hierzu gehört nicht nur, Unterlagen mit ausreichendem Vorlauf zur Verfügung zu stellen, sondern auch den Ablauf präzise zu timen. Meeting-Wissenschaftler*innen schätzen, dass eine entsprechende Vorbereitung 80 Prozent des Sitzungserfolgs ausmacht.

Während des Meetings:

Wichtig ist, dass man sich bewusst macht, dass nicht das Treffen der Anlass ist, sondern die Entscheidung. Deshalb sollten alle Prozesse auf genau diese zulaufen. Ohne ein klar definiertes Ziel sollte kein Meeting einberufen oder begonnen werden.

Doch was hält Führungskräfte von produktiveren Meetings ab? Laut der Befragung gaben fast alle Befragten an, dass sie vor, während und nach Management-Meetings mit Herausforderungen konfrontiert sind. Für 41 Prozent bilden technische Probleme während des Meetings die größte Herausforderung, dicht gefolgt von fehlenden relevanten Infos in Vorbereitung auf das Meeting (39 Prozent).

38 Prozent bemängeln, dass die Zeit während des Meetings nicht ausreicht, um alle Agenda-Punkte zu besprechen. Effizientes Meeting-Management? Fehlanzeige.

Nach Abschluss des Meetings:

Ein Meeting wird nur ein Ergebnis erbringen, wenn die Entscheidungen auch effizient umgesetzt werden. Alle Beteiligten müssen wissen, was die jeweilige Aufgabe ist. Im Anschluss an eine Sitzung wünschen sich 37 Prozent laut der Befragung eine bessere Übersicht über die getroffenen Entscheidungen.

Effiziente Meetings können also die Quelle von besseren, schnelleren und wachstumsstärkenden Entscheidungen sein. Dies ist gerade in einer Zeit wichtig, in der die Pandemie die Art und Weise, wie Führungskräfte zusammenarbeiten, verändert hat.

Gerade in digitalen Tools steckt das Potential, neue Kräfte zu entfalten. Laut der bereits erwähnten Befragung sind 53 Prozent der Meinung, dass Online-Meetings die Sitzungen produktiver gemacht haben. 45 Prozent sind überzeugt, dass auch in den nächsten Jahren persönliche Meetings unersetzlich sind. Man muss nur auf effizientes Meeting-Management setzen.

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