Aufgaben delegieren: Dieser simple Trick ist magisch

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Zuletzt aktualisiert am 28. Mai 2020

Aufgaben delegieren und Verantwortung weitergeben führt zum Erfolg. Das weiß jede Führungskraft – dennoch tun sich viele schwer damit. Hier gibt's einen ganz einfachen Trick, mit dem du sofort herausfindest, welche Aufgaben du überhaupt weitergeben kannst und solltest!

Warum trennten die Aldi-Brüder 1961 ihr Imperium in Nord und Süd auf?

Angeblich neigte Theo Albrecht (Nord) zu Mikromanagement, während sein Bruder Karl (Süd) früh Verantwortung delegierte.

Welcher ist Aldi-Teil ist heute mit rund doppelt so viel Umsatz der erfolgreichere?

Süd.

Na klar – den meisten Führungskräften, Unternehmern und Entscheidern ist es nicht neu: Verantwortung weitergeben und Aufgaben an Teammitglieder delegieren führt zum Erfolg.

Dennoch: Viele – inklusive mir – tun sich extrem schwer damit.

Viele Unternehmer und Alphatierchen müssen es erst schmerzhaft lernen. Viele von uns wollen es mehr tun, manche schaffen es einfach nicht: Dinge an Menschen delegieren, die sie besser, schneller oder kostengünstiger erledigen können.

Welche Aufgaben kann ich überhaupt delegieren?

Mein größtes Problem war immer: Was sollte ich überhaupt delegieren?

Erledigt jemand anderes die Aufgaben genauso gut und gleichzeitig schnell, wie ich? Oder habe ich am Ende nur noch mehr Arbeit? Kostet es mich mehr Zeit und Nerven, weil ich immer nochmal nachjustieren und Fehler beseitigen muss?

Heute hilft mir ein ganz bestimmtes Instrument dabei, innerhalb weniger Sekunden zu wissen, ob ich eine bestimmte Aufgabe delegieren und damit Verantwortung weitergeben kann und sollte – oder nicht.

Damit du dich darauf fokussieren kannst, was wirklich wichtig ist, um deine persönlichen und beruflichen Ziele zu erreichen.

Das Zauberwort beziehungsweise das Zaubertool zum Delegieren von Aufgaben lautet: Eisenhower-Matrix!

Die Eisenhower-Matrix unterteilt Aufgaben in vier Quadranten nach ihrer Dringlichkeit und nach ihrer Wichtigkeit.

Die Dringlichkeit findet sich auf der X-Achse: Dinge, die bis zu einem festen, nahenden Zeitpunkt oder zu einer Deadline erledigt sein müssen, sind dringend.

Die Wichtigkeit liegt auf der Y-Achse: Dinge, die notwendig sind, um deine persönlichen oder beruflichen Ziele zu erreichen, sind wichtig.

Aufgaben delegieren und Verantwortung weitergeben mit der Eisenhower Matrix
Die Eisenhower-Matrix: Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit aufteilen

Um die Wichtigkeit einer Aufgabe einschätzen zu können, ist es natürlich unerlässlich, dir über deine persönlichen und beruflichen Ziele im Klaren zu sein. Dazu habe ich hier den Artikel „Deine persönlichen Ziele in 6 Schritten finden, formulieren und erreichen“ veröffentlicht.

Aufgaben delegieren, Aufgaben löschen

Einmal pro Woche gehe ich nun alle meine Aufgaben in der Inbox meiner To-Do-App durch, und packe eines der voreingestellten Labels an die Aufgaben, sortiere sie also in einen der vier Quadranten der Eisenhower-Matrix:

1. Dringend + Wichtig

2. Wichtig + nicht dringend

3. Dringend + nicht wichtig

4. Nicht Dringend + nicht wichtig

Ich persönlich nutze für diese wöchentliche Aufgaben-Planung und das Delegieren mein GTD-System („Getting Things Done“) in meiner Todoist App. Wie das genau funktioniert habe ich in meiner Podcast Folge TLNT139 “Mehr Produktivität & Wohlbefinden: Stressfreie Selbstorganisation durch GTD” zusammengefasst.

Die klassische Eisenhower-Methode gibt dir nach dem Einsortieren deiner Aufgaben in die vier Quadranten nun folgende Handlungsanweisungen:

1. Dringend + Wichtig: Do now!

2. Wichtig + nicht dringend: Schedule!

3. Dringend + nicht wichtig: Delegate!

4. Nicht Dringend + nicht wichtig: Delete!

Verantwortung weitergeben: Das ist der magische Moment!

Delegate! Hiermit hast du ganz einfach und schnell die Aufgaben gefunden, die du an kompetente Mitarbeiter delegierst.

Ich gebe diese Aufgaben in meiner ToDoist App einfach für meine Assistentin frei und delegiere diese somit an sie.

Als ich dieses System zum ersten Mal angewandt habe, war das ein sehr befreiendes und augenöffnendes Gefühl! Endlich wusste ich ganz klar, welche Aufgaben sehr sinnvoll zu delegieren sind.

Und hier kommt noch ein ganz wichtiger Punkt, was mit die Aufgaben der anderen Quadranten angeht:

Dringende Aufgaben übertrumpfen leider immer die wichtigen.

Deshalb sollte es dein Ziel stets sein, die Anzahl der Aufgaben, die das Label dringend bekommen, immer weiter zu verringern.

Das heißt: Alle Dinge, die du tun kannst, um zu standardisieren, automatisieren oder systematisieren oder alles, was du tun kannst, damit du Aufgaben leichter abgeben und delegieren kannst, gehören in den Quadrant „Wichtig“ für dich.

Zum Beispiel war die Aufgabe, mein GTD-System in meiner ToDoist-App um die vier Eisenhower Labels zu erweitern, eine für mich wichtige Aufgabe, weil ich dadurch in der Zukunft Aufgaben besser delegieren konnte und damit weniger dringende Aufgaben auf meinem Zettel haben würde.

Es ist möglich, sein eigenes Produktivitätssystem so weit zu optimieren, dass man irgendwann nahezu keine dringenden Aufgaben mehr auf dem eigenen Tisch liegen hat, sondern dass man sich nur noch um die wichtigen Aufgaben kümmern darf.

Und damit ist das Erreichen der eigenen persönlichen und beruflichen Ziele, der eigenen Vision und Mission unweigerlich vorprogrammiert!

Deine Umsetzungsaufgaben

  1. Mache dir die Grundaussage der folgenden Erkenntnis einmal ganz bewusst und denke für 5 Minuten darüber nach: “Wichtige Aufgaben sind selten dringend und dringende Aufgaben sind selten wichtig.”
  2. Schaue auf talente.co/ziele vorbei, wo ich dir in einem Artikel zusammengestellt habe, wie du deine eigenen Ziele in 6 Schritten systematisch und einfach für dich erarbeiten kannst. Damit weißt du dann auch, welche Dinge wichtig für dich sind – nämlich alles, was aufs Erreichen dieser Ziele einzahlt.
  3. Gehe deine To-Do-Liste durch und hänge an jede einzelne Aufgabe das Label Wichtig, Dringend oder Dringend + Wichtig. Alles andere löschst oder archivierst du sofort. Nun weißt du, welche Aufgaben du delegieren und damit Verantwortung weitergeben kannst.
  4. Genieße die Magie die du in diesem Moment spürst – und überlege dir im nächsten Schritt, an welche Person oder an welches System du deine dringenden Aufgaben in Zukunft delegieren kannst.
  5. Lade dir gerne mein (noch!) kostenloses E-Book „222 Talente Hacks für Leader“ herunter, worin ich über viele Jahre Tricks und Ideen der besten Leader und Entscheider rund um den Globus für dich gesammelt und kuratiert habe. Das Buch kannst du dir hier für kurze Zeit kostenlos herunterladen, bevor es diesen Sommer im Haufe-Verlag als Print-Version erscheint!
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