Virtuelles Arbeiten ohne E-Mails durch Asana: Best Cases

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Auszug aus meinem neuen E-Book “Best Cases für die virtuelle Arbeit mit Asana – Wie Sie Ihr Unternehmen dank Asana virtuell  Steuern können”. Hier kostenlos downloaden. 

Durch die aktuelle Lage sind viele Menschen gezwungen, von zu Hause zu arbeiten. Das bringt viele Herausforderungen mit sich, wenn vor allem die Infrastruktur an Tools und Kommunikationswegen nicht wirklich darauf vorbereitet ist.  Seit vielen Jahren arbeiten wir mit Asana. Home-Office und virtuelles Arbeiten sind für uns absoluter Standard. Hier möchte ich euch die besten Use Cases zeigen. 

Virtuelles Arbeiten: Umfrage Ergebnisse

Zunächst ist es spannend zu erfahren, wie Menschen mit der aktuellen Situation umgehen und wie sich die Arbeit verändert hat. Asana hat aufgrund der aktuellen Corona Lage eine Umfrage namens „Anatomie der Arbeit: Remote Teams” veröffentlicht und dabei neue Erkenntnisse über die Anpassungsfähigkeit von Mitarbeitern an die neuen Arbeitsabläufe des virtuellen Arbeitens vorgestellt: 

  • Der rasche Übergang zur Telearbeit stellt für viele Mitarbeiter eine Herausforderung dar, da mehr als die Hälfte (53 %) nicht über einen eigenen Schreibtisch, einen PC/Laptop oder eine zuverlässige Internetverbindung verfügt.
  • Nahezu 60 % der Beschäftigten weltweit haben seit dem Wechsel zur Telearbeit veränderte Arbeitszeiten:
    • 53 % legen im Laufe des Tages mehr Pausen ein
    • 32 % beginnen ihren Arbeitstag früher
    • 28 % arbeiten später am Abend

Das lässt darauf schließen, dass sowohl die Prozesse als auch die Tools nicht ideal auf das virtuelle Arbeiten vorbereitet sind. Wie sieht es in deinem Unternehmen aus? 

Dank Asana sind wir ideal auf das virtuelle Arbeiten vorbereitet – und schreiben uns seit über 5 Jahren keine interne E-Mail mehr. 

Wie wir das geschafft haben?

Statt auf E-Mails setzen wir auf Asana, das als zentraler Collaboration Hub strategisch positioniert ist. Die Abdeckung von Nutzern und Aufgaben liegt bei nahezu 100%. Durch das System schaffen wir ein hohes Maß an Transparenz und gleichzeitig klare Verantwortlichkeiten. Mit der Abbildung unserer agilen Prozesse stellen wir nicht nur ein hohes Maß an Qualität sicher, sondern arbeiten gleichzeitig sehr effizient und ohne Wasserkopf.

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Virtuelles Arbeiten: so schaffst du die E-Mails ab

Gerne möchte ich hier zeigen, wie wir das danke Asana geschafft haben.

Die Unternehmensmission von Asana ist es, Teams weltweit eine mühelose Zusammenarbeit zu ermöglichen. Mit Asana können also nicht nur Projekte, sondern auch Prozesse, Meetings, Anfragen u.v.m. gemanagt werden. 

Folgende Funktionen haben uns dabei geholfen, die E-Mail abzuschaffen:

1. Konsequente Nutzung der Asana Inbox

Die Asana Inbox ist sowas wie das “Benachrichtigungszentrum” deines Unternehmens. Jetzt, wo fast alle Kolleginnen und Kollegen von zu Hause aus arbeiten, nimmt die Flut an E-Mails enorm zu. Für jede Frage, die eine Kollegin oder ein Kollege normalerweise am Arbeitsplatz persönlich stellen würde, wird eine E-Mail verschickt und landet im Postfach. Schlimmer wird es, wenn neben dem E-Mail Kanal noch weitere genutzt werden, wie WhatsApp, Telegram, Slack, Teams, usw. Nicht nur die Nachrichten nehmen zu, sondern auch die Verteilung dieser über mehrere Tools. 

Wie soll man da den Überblick behalten?

Mit der Asana Inbox hast du die Möglichkeit, die sämtliche Kommunikation mit Ihrem Team über Projekte, Update, Aufgaben usw. übersichtlich darzustellen. 

Hier findest du wirklich alles, was normalerweise deine E-Mail Inbox füllen würde:

  • Projektupdates
  • Kommentare / Rückfragen zu Aufgaben
  • Anfragen
  • Hochgeladene Dokumente
  • Benachrichtigungen über erledigte Aufgaben 
  • Benachrichtigungen über abhängige Aufgaben
  • u.v.m.

Der größte Fehler von vielen Asana Nutzern ist, die Inbox zu vernachlässigen. Dadurch kann man schnell mal überwältigt sein, wenn man nach zwei Wochen mal “wieder reinschaut”. Zusätzlich hat man wichtige Projektupdates und Kommentare verpasst. 

Die konsequente Nutzung der Inbox ist essentiell, um sich intern keine E-Mails mehr zu schreiben und das virtuelle Arbeiten zu erleichtern. Dazu gehört auch die Regel, Kommunikation zu Projekten und Aufgaben nicht in anderen Tools durchzuführen. 

2. Regelmäßige und aussagekräftige Status Updates

Wer kennt sie nicht? Lange PDFs oder E-Mails mit Zusammenfassungen der Projekt-Updates, Meeting-Protokollen und nächsten Schritte. Einmal lesen – und dann vergessen. So oder ähnlich passiert das täglich in vielen Unternehmen. 

Asana bietet eine wunderbare Möglichkeit, Projekte mit der Fortschritte Funktion so zu updaten, dass immer alle Beteiligten wissen, wie der Stand ist, wo es Blocker gibt, was die nächsten Schritte sind und was erledigt wurde. 

Updates sind in Teams beim virtuellen Arbeiten wichtiger denn je. Mit Asana hast du die Möglichkeit, jedes Projekt mit der „Fortschritte Funktion” upzudaten. Kolleginnen und Kollegen können Rückfragen stellen und eine Unterhaltung auf Projektbasis starten. So bleiben Informationen dort, wo sie sein sollen: Beim jeweiligen Projekt und Kontext.

3. Transparenz und Übersichtlichkeit durch Portfolios schaffen

Asana bietet mit Portfolios ein wunderbares Tool, um die Übersicht aller wichtigen Projekte zu behalten. Das Portfolio wurde hier in einer OKR Struktur aufgebaut. Der Name des Portfolios ist gleichzeitig das Objective, nämlich, dass die Mitarbeiterzufriedenheit um 15 % erhöht wird. Darunter wurden alle Projekte angesiedelt, die zum Erreichen dieses Objectives notwendig sind. Sie bilden also die Key Results. Auf einen Blick siehst du die letzten Updates, die erreichten Meilensteine, alle Deadlines, alle Prioritäten und den jeweiligen Fortschritt in Prozent sowie die zuständige Person.

4. Meetings mit klaren Agenden deutlich effizienter gestalten

Jedes Meeting braucht eine gute Agenda und eine Moderatorin oder einen Moderator, der oder die durch die Agenda führt. Vor allem in virtuellen Meetings bricht schnell Chaos aus, wenn jeder einfach reinredet. Mit Asana kann man Meeting-Agenden klar und übersichtlich darstellen, sodass jeder weiß, was besprochen wird und was die nächsten Schritte sind.

Der Ablauf ist wie folgt: Jeder kann ganz einfach Agenda Vorschläge, die nur für das Meeting relevant sind, hinzufügen. Dabei gibt die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter in den Custom Fields (oben rechts) an, ob er eine Anfrage hat, Feedback benötigt oder nur Information teilen will. Außerdem gibt man an, wie viel Zeit der Punkt voraussichtlich in Anspruch nimmt. So kann die Moderatorin oder der Moderator besser einschätzen, wie lange das Meeting dauern wird und ggf. gewisse Punkte priorisieren.  

Feste Agenda-Punkte (z.B. KPIs) verlinken zu den jeweiligen Asana Projekten. Die jeweils zuständige Person kann dann ein Update geben. 

Zum Schluss werden alle nächsten Schritte festgehalten und den zuständigen Personen zugewiesen. So stellt man sicher, dass beim nächsten Zusammenkommen alle wissen, wer für was bis wann verantwortlich ist. Durch Multi-Homing kann man die einzelnen Aufgaben auch in den zugehörigen Projekten spiegeln.

Virtuelles Arbeiten mit Asana – Fazit

Durch ein Tool wie Asana verbindet man die Arbeit und Kommunikation auf Projekt und Aufgabenebene. So stellt man sicher, dass nicht verloren geht und Informationen in einem Kanal gebündelt werden. Es entsteht Transparenz über Fortschritte, Blocker und nächste Schritte. Jeder weiß, wer für was bis wann verantwortlich ist. In der Konsequenz bedeutet dies mehr Fokus auf die eigentlich Arbeit und weniger Koordination und Abstimmung. 

Unser Angebot

Wir möchten dich dabei unterstützen, dein Unternehmen fit für die virtuelle Arbeit zu machen. Gerne könnt ihr über uns die Asana Vollversion “Business” für einen verlängerten Zeitraum von 30 Tagen kostenlos testen.

Zudem beraten wir dich gerne bis zu einer Stunde kostenlos. Entweder für den Aufbau deines Asanas oder für Feedback deines bestehende Asana Setups. 

Schreib uns einfach über diese Website an und wir melden uns schnellstmöglich bei dir. 

Über Bernd:

Bernd ist Gründer und Geschäftsführer der BridgeFlow GmbH. Er hat bereits mehrere Unternehmen gegründet und immer wieder dieselben Probleme in der Arbeitsorganisation erlebt. In den letzten 8 Jahren hat er sich deshalb intensiv mit den Themen Arbeitsmanagement und Produktivität auseinandergesetzt und zahlreichen Teams dabei geholfen, ihre Arbeitsorganisation und Produktivität zu optimieren.

Mit BridgeFlow unterstützt er seine Kunden bei der Einrichtung und Schulung für das weltweit führende Arbeits-Management-Tool Asana. BridgeFlow ist ein DACH Solutions Partner für Asana.


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