Wie Projekte gelingen: Die magische Formel SMART + RACI

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Wie kombinierst du die beiden bewährten Projektmanagement-Methoden SMART und RACI ganz einfach miteinander und erhältst dadurch eine echte Geheimwaffe, um noch bessere Ergebnisse mit deinem Team zu erreichen?

Wie minimierst du dadurch Abstimmungsunklarheiten, Kommunikationsschwierigkeiten und Deadline-Verschiebungen?

Genau das wirst du aus diesem Artikel mitnehmen.

Das Ziel: Großartige Ergebnisse mit deinem Team erreichen

Die meisten von uns kennen es:

Projekte, an denen mehrere Menschen oder sogar mehrere Teams beteiligt sind, arten unterwegs schnell mal in Chaos aus.

Ab einem bestimmten Punkt wird es immer intransparenter für alle Involvierten, was genau erreicht werden soll, wer wofür zuständig ist und bis wann das Ergebnis stehen soll.

Abstimmungsunklarheiten, Kommunikationsschwierigkeiten und Deadline-Verschiebungen sind praktisch vorprogrammiert.

Und gerade jetzt beim Remote-Zusammenarbeiten sind diese Gefahren noch einmal deutlich kritischer geworden.

Die beiden Projektmanagement-Tools SMART und RACI versprechen hierbei jeweils auf ihre Art, eine gewisse Abhilfe zu schaffen. 

Und miteinander kombiniert werden sie zu einer mächtigen Geheimwaffe!

Ziele nach SMART formulieren

Das Akronym SMART bietet uns ein brillant-einfaches Framework, wie wir Ziele im Team oder für ein Projekt formulieren sollten:

S = Spezifisch

Ziele müssen eindeutig definiert sein. Das heißt, sie sollten nicht vage, sondern so präzise wie möglich formuliert sein.

M = Messbar

Ziele müssen messbar sein durch ein konkretes Ergebnis. Vor Beginn eines Projektes sollten wir uns auf KPIs festlegen, die wir am Ende erreicht haben werden.

A = Aktivierend

Die Ziele müssen für die involvierten Personen ansprechend und erstrebenswert sein. Alle sollen die Motivation spüren, dass sie sich ein sinnvolles Ziel gesteckt haben, das es sich lohnt, zu erreichen.

R = Realistisch

Das gesteckte Ziel muss möglich und realisierbar sein. Unrealistische Ziele demotivieren.

T = Terminiert

Das Ziel muss mit einem festgelegten Datum versehen sein. Bis wann wollen wir das konkret messbare Ergebnis erreicht haben?

Klare Verantwortlichkeiten nach RACI festlegen

Das Framework RACI kommt zum Einsatz, wenn ein Projekt aus mehreren Aufgaben besteht und von mehreren Personen erledigt wird.

Das Akronym steht für Responsible, Accountable, Consulted und Informed. Es hilft uns dabei, klar zu definieren, wer wofür verantwortlich ist – und wer es eben nicht ist.

Dabei sehen wir uns jede einzelne Aufgabe oder jeden Teilbereich des gesamten Projektes an und legen jeweils fest:

R = Responsible

Wer ist zuständig für die Durchführung? Hierbei können mehrere Personen festgehalten werden, deren Beitrag zur Zielerreichung notwendig ist.

A = Accountable

Wer ist verantwortlich – oder besser – rechenschaftspflichtig, damit das Ziel erreicht wird? Hierbei ist es wichtig, dass immer nur eine einzige Person benannt wird, damit Klarheit herrscht und Verantwortung übernommen wird.

Es dürfen niemals mehrere Personen unter „Accountable“ genannt sein.

C = Consulted

Wer ist nicht direkt an der Umsetzung beteiligt, dessen Meinung, Feedback oder Input aber trotzdem gehört werden sollte? Auch hier können mehrere Personen genannt sein.

I = Informed

Welche Personen sollen über den Verlauf des Projektes und über das Ergebnis informiert werden, die aber nicht direkt an der Umsetzung beteiligt sind?

Bestimme für jede Aufgabe, welche Person entweder Responsible oder Accountable ist, und wer Consulted oder Informed werden soll. Wichtig ist, dass nur eine einzige Person Accountable, also »rechenschaftspflichtig«, für eine Aufgabe sein darf, damit Klarheit herrscht und Verantwortung übernommen wird.

Die magische Kombination SMART + RACI

Und hier kommt der Trick:

Mache es zur gelebten Praxis in deiner Firma oder deinem Team, dass bei jedem neuen Projekt – egal wie groß oder klein – ein kurzes und simples Formular ausgefüllt wird, in dem SMART + RACI kombiniert werden.

Einigt euch darauf, das bei allen Zielen und Projekten, an deren Erreichen mindestens zwei Personen involviert sind, dieses Formluar ab sofort immer ganz kurz und knapp ausgefüllt wird.

Das ist eine Sache von 5 Minuten, die Wunder wirkt!

Stelle deinen Mitarbeitern und Kollegen einfach ein vorgefertigtes Formular, zum Beispiel als geteiltes Google Document, zur Verfügung, das alle jederzeit nutzen können, wenn sie ein neues Projekt starten. (Siehe den Gratis-Download weiter unten.)

Dieses ausgefüllte Dokument kann auch ganz einfach angehangen werden an eure vorhandenen Projektmanagement-Tools, wie Asana, Trello und Co.

Ebenfalls bewährt:

Ihr könnt das kombinierte SMART + RACI Formular perfekt am Ende eines Meetings zum neuen Projekt kurz gemeinsam durchgehen und ausfüllen

Alle im Team und in der Firma können dann jederzeit auf dieses Dokument zugreifen und sich erkundigen was bis wann erreicht werden soll – und wer genau wofür zuständig ist.

Im Folgenden habe ich für dich ein solches SMART + RACI Formular erstellt, das du dir kostenfrei in dein eigenes Google Drive kopieren oder als PDF herunterladen kannst:

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2 Gedanken zu „Wie Projekte gelingen: Die magische Formel SMART + RACI“

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