Spesen-Management: Wie zufrieden sind Arbeitnehmer in Deutschland?

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Thomas Westerhoven ist Head of International Growth von Payhawk: die Finanzplattform, mit der Unternehmen die Abläufe rund um Geschäftsausgaben, wie zum Beispiel ihr Spesen-Management, automatisieren und digitalisieren können.

Während Dienstreisen, Geschäftsessen und vieles andere gerade unfreiwillig Pause macht, können Personaler diese Gelegenheit nutzen, um bestehende Prozesse rund um die Auslage und Erstattung geschäftlicher Auslagen zu überarbeiten, zu digitalisieren oder unbürokratischer zu gestalten.

In welchen Bereichen Verbesserungsbedarf besteht, zeigen die Ergebnisse des ​Payhawk Spesen-Barometers​. Die Umfrage unter 2.000 Arbeitnehmern mit regelmäßigen geschäftlichen Ausgaben und Spesen gibt nicht nur einen Einblick über die Zufriedenheit der Befragten mit dem Spesen-Management in deutschen Unternehmen, sondern auch über Ausmaß von Auslagen und Wartezeiten bis zur Rückerstattung.

Spesen in Vorkasse: Ein zinsloser Kredit

Jeder zweite Arbeitnehmer streckt regelmäßig mehr als 250 Euro für geschäftliche Auslagen vor und gewährt dem Arbeitgeber damit einen zinsgünstigen Kredit. Jeder 10. Arbeitnehmer liegt im Schnitt sogar bei mehr als 1.000 Euro. ​

Auffällig ist, dass extrem hohe Auslagen in keiner anderen Altersklasse so üblich sind wie bei den Berufseinsteigern: Zehn Prozent der Arbeitnehmer unter 30 Jahren gaben an, regelmäßig mehr als 2.000 Euro vorstrecken zu müssen. Bei den älteren Kollegen im Alter zwischen 30 und 39 Jahren sagen das nur rund drei Prozent.

Geschäftliche Auslagen von 250 Euro oder mehr können Arbeitnehmer mitunter ziemlich in Bedrängnis bringen. Wenn es dann noch Wochen dauert bis die Schulden erstattet werden, machen sich Arbeitgeber ziemlich unbeliebt. Wer seine Mitarbeiter wertschätzt, bürdet ihnen keine finanziellen Lasten auf und optimiert sein Spesen-Management.

>> Hierzu passt auch der Artikel Zufriedene Mitarbeiter sind produktiver: So klappt's! <<

Zwei Wochen bis zur Erstattung – Verbesserungsbedarf im Spesen-Management

Nach Abgabe der Abrechnung wartet jeder dritte Arbeitnehmer mehr als zwei Wochen auf die Rückerstattung der Auslagen, zeigen die Ergebnisse die Umfrage. Nur jeder Vierte erhält seine Spesen relativ rasch innerhalb von zwei Tagen zurück.

Auch in diesem Fall wird ein großer Unterschied bei den Altersklassen deutlich: Angestellte über 65 Jahren erhalten Erstattungen deutlich zügiger erstattet als jüngere Kollegen. Mehr als ein Drittel der über 65 Jährigen erhält sein Geld nach zwei Tagen zurück, bei den unter 30-Jährigen sind es nur knapp 19 Prozent​.

“Ich fühle mich wie eine Bank”

Bei der Frage, ob der Prozess rund um die Auslagenabrechnung verbessert werden sollte, zeigen sich die Arbeitnehmer zwiegespalten. Jeder zweite Arbeitnehmer ist zwar zufrieden mit dem aktuellen Erstattungsprozess, jeder Fünfte sieht aber Verbesserungsbedarf im Spesen-Management des jeweiligen Unternehmens.

Etwa 15 Prozent der Befragten geben an, die Abrechnungen seien frustrierend und 11 Prozent fühlen sich wie eine Bank, wenn sie immer wieder für den Arbeitgeber in Vorkasse treten sollen.

Firmenkreditkarte kommt gut an

In vielen Unternehmen ist es gängige Praxis, dass Mitarbeiter sämtliche geschäftlichen Ausgaben, wie für Dienstreisen oder die Verpflegungspauschale, zunächst aus eigener Tasche zahlen, obwohl es durchaus andere praktikable Lösungen gibt.

Dazu gehört die Firmenkreditkarten. Wenn es die Möglichkeit gäbe, würden 50 Prozent der Befragten eine Kreditkarte mit Budget bevorzugen. Nur 29 Prozent bevorzugen explizit die persönliche Auslage.

Fazit zum Thema Spesen-Management

Dienstreisen, Verpflegungspauschale, sonstige Ausgaben: Viele Mitarbeiter wünschen sich eine Verbesserung in dem Umgang mit der Vorkasse. Reisekosten und Spesen mögen im Jahr 2020 keine große Rolle gespielt haben, aber die unfreiwillige Pause bietet Unternehmen die Gelegenheit, um das Spesen-Management auf Vordermann zu bringen.

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