Agiles Projektmanagement: Projekte effizient umsetzen

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Zuletzt aktualisiert am 5. Dezember 2020

Robert Jänisch ist CEO und Co-Founder von IOX, dem Entwicklungspartner für Produkte im Bereich Internet of Things (IoT). Der zertifizierte IT-Business Manager arbeitet seit mehr als 20 Jahren in der IT-Branche und verantwortete bereits verschiedene digitale Transformationsprojekte und im Bereich agiles Projektmanagement.

Die Digitalisierung ist für viele Unternehmen Treiber, eigene Innovationen zu realisieren. Viele Unternehmen haben jedoch Schwierigkeiten damit, innovative Projekte effizient umzusetzen. Wie genau gelingt das? Die Antwort lautet: Agiles Projektmanagement. 

Mit dieser Arbeitsmethode lassen sich Änderungen bei Projekten dynamisch und schnellstens anpassen. Die agile Entwicklung steht im direkten Kontrast zur Vorgehensweise des Stage-Gate-Managements, bei dem alle Schritte der Entwicklung von Anfang bis Ende ausführlich geplant werden.

Doch wieso passt agiles Projektmanagement so gut zu innovativen Projekten? Und wie passen die agile Entwicklung und der Lean Startup Approach als perfekter Weg für die Umsetzung zusammen? Wir beantworten euch diese Fragen und zeigen euch, wie Digitalisierungsprojekte von agilen Methoden profitieren und wie ihr sie in eurem Unternehmen anwenden könnt.

Im 2-Wochen-Flow: Agiles Projektmanagement nach SCRUM

Agile Arbeitsmethoden sind so gestaltet, dass sie sich dem dynamischen Charakter der Innovation anpassen. Das heißt, die agile Arbeitsmethode stellt die unvorhersehbaren Erkenntnisse bei innovativer Entwicklung überschaubar dar.

Die am weitesten verbreitete Methode des agilen Projektmanagements ist SCRUM. Hier wird die Entwicklung in zweiwöchige Zyklen, in sogenannte Sprints, aufgeteilt. Alle zwei Wochen gibt es ein Sprint Planning, bei dem die Arbeit der nächsten zwei Wochen eingeplant wird. Ein Diagramm dazu gibt es hier:

Agiles Projektmanagement: Projekte innovativ und effizient umsetzen

Foto: IOX

Durch den ständigen Rückblick und das ständige Justieren der Vorgehensweise kann sich ein Team, das agil arbeitet, sehr einfach neuen Herausforderungen stellen. Wichtig hierbei sind die individuellen User Stories, die bei jedem Sprint Planning neu ausgewertet werden.

User Stories beschreiben spezifische Probleme oder Bedürfnisse des Kunden und wie diese erfüllt werden können. Ist eine Story nach zwei Wochen noch ausstehend, wird diese in die nächste Planung eingebaut.

>> Hör dir dazu passend auch die Talente-Podcastfolge #88 an: „Agil, aber richtig! Warum du keinen Scrum Master einstellen solltest“. <<

Wie der Lean Startup Ansatz agiles Projektmanagement ergänzt

Zahlreiche Unternehmen sind bereits auf den Zug gesprungen und möchten Projekte agil erarbeiten – zum Beispiel bei der Entwicklung eines neuen Produkts. Hier wird gerne der Lean Startup Ansatz gewählt. Während sich agiles Projektmanagement auf individuelle Projekte bezieht, versetzt der Lean Startup Ansatz das flexible Verfahren auf eine firmenweite Ebene.

Das Zusammenspiel wird oft auch “leagile” genannt und hat den Vorteil, nicht nur einzelne Projekte, sondern alles was dahinter steckt, agil zu gestalten.

So soll durch kurze Zyklen in der Produktentwicklung schnell herausgefunden werden, ob ein Geschäftsmodell realisierbar ist (Minimum Viable Product, MVP). Dabei sind nicht nur das Produkt oder der Service selbst von Bedeutung.

Ein weiteres wichtiges Merkmal ist, den Kunden mit einzubeziehen. Schließlich sollte ein erfolgversprechendes Produkt die Lösung für ein drängendes Kundenbedürfnis sein. Nur wer das produziert, was der Kunde verlangt, schafft es, im Markt zu überleben. 

Dazu ist es wichtig, durch die optimale Darstellung der Supply Chain den Ablauf der Entwicklung im Detail zu kennen. Am besten ist in dem Fall, wenn alles direkt inhouse entwickelt wird. 

Alle diese Punkte helfen nicht nur dabei, Kosten zu sparen, sondern führen auch dazu, dass Unternehmen ihren Kunden die höchstmögliche Qualität und den besten Service anbieten können.

Agiles Projektmanagement mit Startups umsetzen

Große Unternehmen kommen beim innovativen Projektmanagement häufig an ihre Grenzen, weil ihre internen Strukturen agile Entwicklung und Prozesse häufig nicht unterstützen. Sich am Kunden zu orientieren, würde für Konzerne heißen, dass Führungskräfte nicht mehr viel Autorität über individuelle Projekte hätten.

In einem Umfeld, in dem jede Entscheidung ein Risk Assessment mit sich trägt, ist die Idee, Projekte einzeln und ohne Vorgesetzten zu verwalten, ein großer Schritt. Deshalb kommt es im Bereich der Digitalisierung häufig zur Zusammenarbeit.

Im Innovationsmanagement steht großen Konzernen häufig die Option frei, Innovationen outzusourcen, statt intern nach Lösungen zu suchen. Startups können hier die notwendige Innovationsfähigkeit und Geschwindigkeit beisteuern.

Sie nutzen zudem die genannten Lean Startup Methoden und gewährleisten Kundenorientierung. Zudem bieten viele Startups maßgeschneiderte Lösungen bereits an.

So können Startups als Entwicklungspartner mit relativ wenig Ressourcen große Unternehmen mit Hilfe innovativer Technik in eine Vorreiterrolle versetzen. Dadurch entsteht eine Win-win-Situation: Große Unternehmen innovieren effizient während Startups neue Projekterfahrungen sammeln und sich finanziell weiterentwickeln.

4 Tipps für die erfolgreiche Umsetzung innovativer Projekte

In der Theorie ist das ja alles schön und gut, aber wie setzt man agiles Projektmanagement in die Praxis um?

1. Innovatives Projektmanagement erfordert agile Mitarbeiter 

Zunächst einmal ist es wichtig, Mitarbeiter zu identifizieren, die eine Leidenschaft für das Thema mitbringen. Sie sollten sich mit der Form der Zusammenarbeit identifizieren. Solche Mitarbeiter haben Spaß daran, interdisziplinär und im Austausch mit Kollegen zusammenzuarbeiten, sie verstehen Probleme von sich aus und erkennen Agilität als Lösung.

2. Kundenprobleme und Bedürfnisse verstehen

Es sollte ein beidseitiges Verständnis über die agile Entwicklung entstehen. Haben Kunden ein Verständnis von agilen Systemen, dann wissen sie, dass Projekte im Laufe der Planung und im Rahmen vordefinierter Bedingungen angepasst werden können.

Diese Flexibilität sorgt dafür, dass Kunden auch eher gewillt sind, in neue Projekte zu investieren. Gelingen tut dies, indem User Stories erstellt werden.

3. Risiken frühzeitig erkennen

Wichtig ist auch, von Anfang an die verschiedenen Risiken des bevorstehenden Projektes zu erkennen. Dadurch kann man nicht nur den Kunden auf mögliche Schwerpunkte hinweisen, sondern auch die eigenen Entwickler. In der Planungsphase wird dann für solche Schwerpunkte mehr Zeit eingeplant.

Durch die Transparenz des Lean Startup Ansatzes und der zweiwöchentlichen Planung werden Entwickler und Kunden immer auf dem neuesten Stand gehalten.

4. Testen, testen, testen

Ein oft vernachlässigter Schritt bei der Entwicklung neuer Technologien ist zudem das Testen. Wer eine erfolgreiche innovative Lösung und agiles Projektmanagement entwickeln möchte, der muss sich darauf einstellen, Fehler zu finden. Egal, wie intensiv die Vorbereitungen und wie ausführlich die Planungen sind, selten gelingt eine Projektumsetzung ohne Komplikationen.

5. Fehler konstruktiv nutzen

Wer sich darauf einstellt, Fehler zu machen und diese konstruktiv zu nutzen, arbeitet letztlich effizienter. Dank agiler Entwicklung und zweiwöchiger Sprints sind solche Iterationen bereits mit eingeplant. Fehler sind dann auf einmal keine Hürde mehr, sondern konstruktive Lernerfahrungen.

So gelingt ein Continual Improvement Process, bei dem das Produkt mit jeder Planung besser wird. Wer jedoch monatelang einen Plan erarbeitet, der schließlich keinen Erfolg bringt, hat nicht nur Zeit sondern auch Geld verpulvert.

Fazit: Mit dem richtigen Ansatz zum agilen Projektmanagement

Um von den vielen Vorteilen des agilen Projektmanagements zu profitieren, können erprobte Ansätze und Methoden genutzt werden. Dazu gehört zum einen die SCRUM Methode, die weit verbreitet ist. Diese gewährleistet durch kurze Entwicklungszyklen eine flexible und agile Entwicklung und ist damit eine praktische Lösung, um einen transparenten Prozess für Mitarbeiter und Kunden zu schaffen.

Bei der Arbeit zwischen Startup und großen Unternehmen ist zu beachten, dass ein Lean Startup Ansatz im Interesse beider Beteiligten ist. Zuletzt ist bei der Digitalisierung am wichtigsten, dass neue Produkte regelmäßig getestet und Fehler sichtbar geschildert werden.

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