Onboarding Prozess: So kommen neue Mitarbeiter erfolgreich an Bord

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Plus: 10 Tipps für den ersten Arbeitstag

Erfolgreiches Onboarding braucht funktionierende Prozesse im gesamten Unternehmen. Hanno Renner, Mitgründer und Geschäftsführer des HR-Software-Anbieters Personio erklärt, wie Unternehmen das Thema systematisch angehen können, wo HR-Software unterstützen kann und wie besonders der erste Arbeitstag für alle Seiten zum Erfolg wird.

Jeder fünfte Mitarbeiter kündigt noch während der Probezeit. Wenn das passiert, verliert ein Unternehmen viel: alle Ressourcen, die es in sein Recruiting investiert hat sowie Zeit und Aufwand, die es wieder investieren muss, um einen neuen Kollegen zu finden. Die ersten Wochen im Unternehmen sind daher besonders wichtig, um neue Mitarbeiter willkommen zu heißen, eine nachhaltige Beziehung aufzubauen und den Onboarding-Prozess erfolgreich zu machen. Es empfiehlt sich deshalb für HR-Verantwortliche, ein systematisches Konzept zu entwerfen und umzusetzen, damit neue Kollegen nicht nur gern an Bord kommen, sondern auch langfristig bleiben und sich wohl fühlen.

Onboarding-Aufgaben klären und erfassen

Damit allein am ersten Arbeitstag Schlüssel, Mitarbeiterausweis, Bürobedarf, PC, Software etc. für den neuen Mitarbeiter bereitstehen, die Lohnbuchhaltung alle Daten hat und die HR-Abteilung eine Personalakte anlegen kann, braucht es koordinierte Abläufe und entsprechende Vorlaufzeiten. Hinter einem guten Onboarding stehen funktionierende Prozesse im ganzen Unternehmen. Es umfasst administrative, fachliche und soziale Aufgaben, die von verschiedenen Beteiligten – sei es im Office Management, in der IT oder Fachabteilung – übernommen werden müssen, damit eine nachhaltige und funktionierende Willkommenskultur für neue Mitarbeiter etabliert werden kann. Es lohnt sich daher, das Ganze systematisch zu planen und zu steuern – zumal das Onboarding ja nicht nur für eine, sondern für alle Neueinstellungen reibungslos funktionieren soll.

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Ein erster Schritt zur Systematisierung kann hier eine Checkliste sein, in der die administrativen, fachlichen und sozialen Aufgaben für alle Beteiligten festgehalten sind. Sie sollte sich dabei nicht nur auf den ersten Arbeitstag beschränken, sondern schon vor Arbeitsbeginn des neuen Mitarbeiters starten und auch seine ersten Wochen und Monate einbeziehen, weil hier seine Beziehung zum Unternehmen nachhaltig gefördert werden kann. Eine solche Checkliste mit allen Onboarding-Schritten führt HR-Verantwortliche, Führungskräfte und beteiligte Teams sicher durch den Prozess, sorgt dafür, dass nichts vergessen wird und erleichtert die Etablierung einer gemeinsamen Willkommenskultur im Unternehmen.

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Onboarding-Prozesse durch HR-Software automatisieren

Unternehmen, die nicht allein auf Checklisten vertrauen, sondern ihre Mitarbeiter beim Onboarding tatkräftiger unterstützen möchten, können diese Prozesse mit Hilfe von HR-Software wie Personio automatisieren. Die Automatisierung vereinfacht das Erledigen der Arbeitsschritte von den administrativen Aufgaben bis zum Einarbeitungsplan. Anstehende Aufgaben lassen sich den zuständigen Personen oder Abteilungen zuordnen. Die Mitarbeiter erhalten dann zur passenden Zeit eine Erinnerung an ihre Aufgabe im Onboarding-Prozess und können sie per Klick als „erledigt“ kennzeichnen. So geht auch die kontinuierliche Betreuung neuer Mitarbeiter – zum Beispiel durch Feedback-Gespräche in den ersten Wochen – nicht im Arbeitsalltag unter. Ob mit Checkliste oder HR-Software – ein so strukturiertes Onboarding lässt alle Beteiligten genau wissen, was zu tun ist. Ihnen bleibt dadurch mehr Freiraum, die persönliche Beziehung zum neuen Kollegen zu pflegen, für die der erste Arbeitstag ein wichtiger Meilenstein ist.

Die große Premiere – der erste Arbeitstag: 10 Tipps, damit er gelingt

Der erste Arbeitstag ist nicht alles im Onboarding-Prozess, aber er markiert doch einen ganz wichtigen Moment im Verhältnis zwischen neuem Mitarbeiter und Unternehmen. Ist sein Arbeitsplatz noch nicht bereit, sind viele Kollegen abwesend oder in Meetings, kann sich schnell das Gefühl einstellen, nicht willkommen zu sein. Um das von vornherein zu vermeiden, haben wir von Personio zehn Tipps, damit der erste Arbeitstag für alle Seiten zum Erfolg wird:

  1. Heißt die Neuankömmlinge herzlich willkommen – durch HR-Verantwortliche, Vorgesetzte und Fachkollegen, die ihnen auch ihr neues Umfeld zeigen können.
  2. Gebt den Neuen einen Ansprechpartner zur Seite. Er kann ihnen Fragen zum neuen Arbeitsumfeld beantworten und die ersten Team-Kollegen vorstellen.
  3. Bereitet ihren Arbeitsplatz gut vor – so dass PC, Software, Email-Konto etc. schon weitgehend eingerichtet sind und die neuen Kollegen schnell startklar sind.
  4. Zeigt den neuen Kollegen die wichtigsen Tools – so gewinnen sie erste Einblicke in interne Abläufe und können sich mit laufenden Projekten und Aufgaben vertraut machen.
  5. Gebt Orientierung durch eine Onboarding-Checkliste, die den Neuen Zugriff auf Mitarbeiterinfos, Meeting-Einladungen und erste To-dos gibt.
  6. Stellt die neuen Mitarbeiter dem Team vor – ganz entspannt geht das in der Kaffeepause oder bei einem Streifzug durchs Büro.
  7. Luncht miteinander – ein gemeinsames Mittagessen ist kein Muss, hilft aber beim gegenseitigen Kennenlernen und sorgt dafür, dass sich erste Vertrautheit einstellt.
  8. Besprecht anstehende Aufgaben mit den neuen Kollegen – so können sie sich langsam in ihre neue Rolle einfinden und ihren Beitrag leisten.
  9. Sprecht auch über Mission, Vision und Werte – so dass die neuen Mitarbeiter sie verinnerlichen können und im besten Fall zu Botschaftern eures Unternehmens werden.
  10. Lasst die neuen Kollegen Feedback geben – hört, ob sie noch Fragen haben und was sie sich für die nächsten Tage wünschen. Das hilft euch zu planen und erlaubt ihnen, sein Onboarding mitzugestalten.

Vom Onboarding-Prozess zur Mitarbeiterbeziehung

Allerdings endet ein guter Onboarding-Prozess nicht nach dem ersten Tag, sondern umfasst im besten Fall einen längeren Zeitraum, den wir bei Personio in folgende fünf Phasen einteilen:

  1. Vor dem ersten Arbeitstag
  2. Während des ersten Arbeitstages
  3. In der ersten Arbeitswoche
  4. Nach der ersten Arbeitswoche
  5. Nach vier bis acht Wochen

Damit Onboarding erfolgreich ist und die fachliche und menschliche Integration des neuen Mitarbeiters nachhaltig gelingt, braucht es eine kontinuierliche Betreuung der gemeinsamen Beziehung über all diese fünf Phasen hinweg. Der Einsatz einer ganzheitlichen HR-Software wie Personio kann den Prozess zudem deutlich effizienter und übersichtlicher machen.


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Personio ist die ganzheitliche HR-Software für Unternehmen mit 10 bis 2.000 Mitarbeitern, die alle notwendigen Personalprozesse digitalisiert: Vom Recruiting über das Personalmanagement über Payroll bis hin zu Mitarbeiter-Feedbacks. Damit werden HR-Prozesse vereinfacht und HR-Mitarbeiter gewinnen mehr Zeit. Durch die Insights und Statistiken, die Personio HR-Managern zur Verfügung stellt, werden sie zu strategischen Partnern der Geschäftsführung. Du kannst Personio 14 Tage kostenfrei in deinem Unternehmen testen.


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