lexoffice Test: Wie gut ist die Online-Buchhaltung? [hier 12 Monate kostenlos testen]

[Den Link, um lexoffice 12 Monate lang in der Vollversion komplett kostenlos zu testen, findest du am Ende dieses Artikels.]

lexoffice ist ein kaufmännischer Cloud-Dienst, der vor allem für Freiberufler, Selbstständige, Start-up Gründer und Kleinbetriebe gedacht ist. Also jene Betriebe, die ihren Gewinn nach der vereinfachten Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln und auf doppelte Buchhaltung verzichten. Im Fokus stehen dabei Auftragsbearbeitung und Buchhaltung. Optional lässt sich seit Ende letzten Jahres auch die Lohnabrechnung ergänzen. Wem das nicht reicht, der kann auf Partner-Apps zurückgreifen, die es beispielsweise zu Zeiterfassung, Reisekostenabrechnung oder Rechnungseingangsverarbeitung gibt. Wir haben lexoffice einem ausführlichen Test unterzogen.

Komfortfunktionen bei lexoffice inklusive

Um mit lexoffice zu arbeiten, benötigt man keine kaufmännische Ausbildung. Programmoberfläche und Arbeitsprozesse sind im Wesentlichen selbsterklärend. Zusätzlich sorgen zahlreiche Eingabehilfen für eine schnelle Verarbeitung der Geschäftsvorgänge. Bevor es losgeht, sind zunächst Stammdaten wie Kunden und Artikel zu erfassen. Beide Datenbanken sind zwar schlank gehalten – es fehlen etwa Preisstaffeln, Kreditlimits oder die automatische Lagerverwaltung – doch für Dienstleistungsbetriebe, die Hauptzielgruppe von lexoffice, ist das ausreichend.

Wer dann noch Einleitungstexte und Nachbemerkungen vorab erfasst, kann Angebote, Auftragsbearbeitungen oder Rechnungen mit wenigen Handgriffen „zusammenklicken“. Details wie Einheiten, Nachlässe oder Zahlungsbedingungen fügt die Cloud-Lösung dabei automatisch ein. Bereits angelegte Angebote lassen sich mit wenigen Handgriffen in Lieferscheine, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen fortführen. Ebenso komfortabel ist es, offene Rechnungen anzumahnen. Profi-Funktionen wie wiederkehrende Abo-Rechnungen und Abschlagsrechnungen sind in vielen Branchen sinnvoll – beide werden ebenfalls von lexoffice unterstützt. Wird die Rechnung bezahlt, erstellt lexoffice den dazugehörigen Buchungsvorgang automatisch im Hintergrund.

Lexoffice Test - Kunden
Wie wichtig einzelne Kunden und Lieferanten sind, verrät der Blick in die Kontaktverwaltung bei lexoffice.

Belege sind schnell verbucht

Beim Rechnungseingang arbeitet die Cloud-Buchhaltungslösung strikt belegorientiert. Ausgangspunkt ist immer ein digitaler Beleg. Dieser lässt sich entweder via Webbrowser importieren oder über die Scan-Funktion der mobilen App fotografieren. lexoffice versucht zunächst den Inhalt des Eingangsbelegs zu interpretieren. Dabei erwies sich die OCR-Funktion im Test als relativ treffsicher. Angaben wie Rechnungssumme, Rechnungsnummer oder Datum wurden in den meisten Fällen korrekt erkannt. Auch beim Buchungsvorschlag lag die Software oft richtig. Unzutreffende Angaben lassen sich in jedem Fall manuell korrigieren. Bei der Suche nach dem richtigen Buchungskonto führen bereits wenige Tastaturanschläge zum Ziel – das betreffende Konto lässt sich dann bequem aus der Vorschlagsliste auswählen.

Slideshow: Belege verbuchen bei lexoffice im Praxis-Test

Jeder Buchungssatz wird inklusive Beleg gespeichert und lässt sich anschließend nur durch ordnungsgemäßen Storno korrigieren. Damit erfüllt lexoffice die technischen Vorgaben, die das Finanzamt an die papierlose Buchhaltung stellt. Davon abgesehen ist das Verfahren transparent, da man bei Auswertungen bis auf die Belegebene recherchieren kann. Abweichungen lassen sich so schnell klären.

Zwei weitere Module runden das Leistungsspektrum ab: Die kleine Anlagenbuchhaltung ist zwar nicht in der Lage, firmeneigene Immobilien zu verwalten, dürfte aber dennoch für die meisten Nutzer ausreichen. Sie ist lückenlos in die Rechnungseingangsbearbeitung integriert und wird automatisch angesprochen, sobald etwa ein geringwertiges Wirtschaftsgut oder Anlagevermögen erfasst wird. Zudem kann bereits existierende Wertgegenstände erfassen und abschreiben. Das andere Zusatzmodul ist das integrierte Online-Banking. Es dient vor allem dazu, ein- und ausgehende Zahlungen mit den dazugehörigen Belegen abzugleichen.

Lexoffice Testbericht - Mobile Ansicht auf Tablet App
Bei lexoffice kann man wahlweise via Webbrower oder den mobilen Apps für Smartphones und – wie hier – Tablets arbeiten.

Professionelle Auswertungen

Weil bei der EÜR – mit Ausnahme anlagenbezogener Vorgänge – alle Buchungen einen Zahlungsbezug haben, kommt lexoffice ohne komplizierte Buchungsmaske aus. Abgesehen von der Kontierung eingehender Belege läuft alles im Hintergrund. Das ist komfortabel, effizient und auch sicher. Wo man wenig eingeben muss, sinkt automatisch auch die Fehlerquote. Wer seine Belege regelmäßig erfasst, kann sich zudem über aktuelle Auswertungen freuen. Wichtige Details fasst lexoffice in einem Dashboard zusammen: Hier erfährt man auf einen Blick, wie hoch die Außenstände sind, wie es um Einnahmen und Ausgaben bestellt ist und wie hoch die Umsatzsteuerzahllast beim nächsten Zahlungstermin ausfallen wird.

Lexoffice Test - Das Dashboard
Das integrierte lexoffice Dashboard informiert auf einen Blick über die wichtigsten Kennzahlen.

Darüber hinaus können Anwender den Jahresabschluss aus dem Blickwinkel der obligatorischen EÜR und alternativ aus dem der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) betrachten. In puncto steuerrechtliche Meldung wird lediglich die Umsatzsteuervoranmeldung unterstützt, nicht aber die direkte Ausgabe der EÜR oder die Umsatzsteuererklärung.

Die Einnahmen-Überschussrechnung
Die EÜR lässt sich bei lexoffice bis auf die Belegebene durchklicken. Abweichungen lassen sich so schnell klären.

Fazit – lexoffice Test und Erfahrungen

lexoffice ist übersichtlich, leicht zu bedienen und im betrieblichen Alltag ausgesprochen effizient. Vor allem die halb automatische Rechnungseingangsverarbeitung mit ihrer treffsicheren OCR-Erkennung fällt positiv ins Gewicht. Weitere Pluspunkte sind die interaktiven Dashboards. Sie vermitteln einen schnellen Überblick über die aktuelle Geschäftslage. Zwar fallen Kunden- und Artikelverwaltung sehr schlank aus, doch das ist mit Blick auf die Zielgruppe gerechtfertigt. Am schönsten ist jedoch, dass man belegorientiert ohne klassische Buchungsmaske arbeiten kann. lexoffice läuft im Webbrowser und auf Tablets und Smartphones unter iOS und Android.

Zusammenfassung und kostenloser Test für 12 Monate

Von uns getestet: lexOffice Plus

Internet: lexoffice.de
(Wenn du dich über diesen Link der Startup-Initiative lexRocket bei lexoffice anmeldest, erhältst du lexoffice 12 Monate lang komplett gratis. Wir erhalten eine kleine Provision. Der Autor dieses Testberichtes hat Lexoffice unabhängig davon getestet und erhält keine Provision.)

Versionen: Starter 7,90 Euro pro Monat/Nutzer, Plus 16,90 Euro pro Monat/Nutzer, Premium 34,90 Euro pro Monat/Nutzer. Über diesen Link erhältst du lexoffice 12 Monate lang komplett kostenlos.

Module: Auftragsbearbeitung, Buchhaltung, Online-Banking, Kassenbuch, Anlagenbuchhaltung.

Preis/Leistung: Sehr gut

Systemanforderungen: Aktueller Webbrowser, mobile Apps für Tablets sowie Smartphones unter Android und iOS.

Besonderheiten: Einfach zu bedienen, flexibel einsetzbar, ausbaubar durch Versionswechsel und Drittanbieter, faires Preis-/Leistungsverhältnis.

Gesamtnote: SEHR GUT (93 Punkte)

Zum Weiterlesen: Hier gibt es eine Zusammenstellung weiterer kostenloser Tools für Start-ups, Gründer, Selbstständige und Freiberufler der Gründungsplattform lexRocket.

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