Digitalisierung der Teamorganisation: Der Remote-Schock beflügelt

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Wie treiben Unternehmen gerade in Krisenzeiten die Digitalisierung der Teamorganisation voran?
Tobias Hagenau gibt dazu wertvolle Tipps. Er ist Geschäftsführer der HQLabs GmbH, Co-Gründer von awork, Experte für Projektmanagement sowie gern gesehener Gast in Podcasts oder Keynotes. Seit Gründung der HQLabs 2012 entwickelt er mit seinem Team Software für Projektarbeit und beschäftigt mittlerweile über 30 Mitarbeiter. Tobias brennt für Projekte, für Technologie und für eine moderne Art, zu arbeiten.

Corona hat auf die notwendige Digitalisierung der Teamorganisation wie eine Schocktherapie gewirkt:

Die öffentliche Vorstellung von Arbeitsorganisation und Arbeitswelt wandelt sich rasant. Plötzlich sind in eigentlich konservativen Unternehmen Dinge möglich, über die vorher keiner reden wollte.

Klar müssen sich viele Unternehmen erstmal um das finanzielle Überleben kümmern. Danach rückt aber die Arbeitsorganisation in den Fokus: Remote-Work, virtuelle Meetings, gemeinsame Organisationstools und der Zusammenhalt des Teams.

3 Tipps, wie du den Remote-Schock nutzt, um dein Team digitaler zu machen

Drei Tipps aus unseren Kundenprojekten für die bessere Digitalisierung der Teamorganisation sind das Herzstück, um euer Team durch die Remote-Phase zu begleiten. Du musst es in Zukunft in die Lage versetzen, ohne größere Reibungsverluste ortsunabhängig zu arbeiten. Für manche Teams ist das selbstverständlich ein alter Hut.

Oft genug wenden sich derzeit aber Führungsteams – von Behörde bis Agentur – mit großen Baustellen in allen drei Themen an uns. Was wir den Teams basierend auf unserer Erfahrung und der unserer Kunden zur erfolgreichen Organisation in der aktuellen Phase raten, ist einfach. Es hat natürlich mit der Digitalisierung der Arbeit zu tun:

Digitalisierung der Teamorganisation und Teamkommunikation

Für die Digitalisierung der Teamorganisation ist Kommunikation in Zeiten von Corona in zweierlei Hinsicht schwierig. Es muss einerseits mehr über aktuelle Unsicherheiten, Veränderungen in Teams und Unternehmen kommuniziert werden, möglicherweise auch über Budgeteinschnitte und ihre Auswirkungen.

Andererseits ist diese Kommunikation ist schwieriger als sonst – ohne sich zu sehen, samt Austausch an der Kaffeemaschine und beim Bier.

Die erste Aufgabe ist es also, einen standardisierten, gemeinsamen Kommunikationskanal zu schaffen. Dieser darf nicht nur den völlig fokussierten Austausch zu aktuellen Aufgaben zulassen (wie E-Mails), sondern muss auch schnelle informelle Kommunikation ermöglichen.

Dafür müssen zwei Dinge her: Werkzeuge und vorgelebte digitale Kommunikation. In der Regel sind die Werkzeuge ein Chat-Tool und ein Video-Tool. Dass diese Werkzeuge vorhanden sind heißt aber noch lange nicht, dass sie auch sofort funktionieren.

Der Fisch stinkt vom Kopf – Wenn der Chef nicht mitmacht

Vor wenigen Wochen berichtete mir ein Kunde aus einer traditionelleren Branche, dass ein Teamchat nicht richtig Fahrt aufnehmen würde. Es stellte sich heraus: der Unternehmensgründer verweigerte sich strikt des Chattens.

So wird es natürlich nicht klappen mit der digitalen Kommunikation.

Genauso wie die alten Geschichten der ausgedruckten E-Mails aus den 90er Jahren weiterhin umgehen, droht es mancherorts dem Teamchat zu ergehen. Führungskräfte sind bei der Teamorganisation also gefragt, über ihren Schatten zu springen und das Digitale vorzuleben. Dazu gehören:

  • Offizielle Kommunikation auf den neuen Kanal umzustellen
    (nicht zur Sicherheit auch nochmal per E-Mail verschicken)
  • Vorzuleben, dass man digital genauso erreichbar ist wie durch einen Besuch am Schreibtisch
  • Aufwand betreiben (möglichst öffentlich und für alle gut sichtbar), um die Remote-Teilnahme an Meetings und Veranstaltungen zu ermöglichen

Die positive Auswirkung: Kommunikation wird direkter, einfacher und flexibler, wenn jeder im Unternehmen nur einen unkomplizierten Chat entfernt ist. Genau hier liegt die Chance, auch die informelle und dennoch so wichtige Teamkommunikation zu digitalisieren. 

Raum für sozialen Austausch planen

Aus reinen Remote-Teams kennt man es bereits: Klar abgesteckter Raum für den sozialen Austausch muss auch wirklich eingeplant werden – am besten mit einem Termin im Kalender.

Und auch das ist am einfachsten eingeführt, indem man es vorlebt.

Digitalisierung der Teamorganisation und Arbeitsorganisation

In der Agenturwelt ist sie immer noch legendär: Die “Jobmappe”. Das Papp-Klapp-Heft mit allen Unterlagen eines Kundenauftrags (= Job) wandert von Tisch zu Tisch, bis alles darin abgearbeitet ist. Ähnlich funktioniert es in vielen Branchen und an sich ist gegen den Prozess ja nichts einzuwenden – wenn nicht gerade remote gearbeitet wird.

Was ist also die digitale Variante der Teamorganisation? 

Natürlich gibt es auch hier digitale Werkzeuge, die dafür sorgen, dass sich Arbeit wie mit der Jobmappe organisieren lässt. “Workmanagement” ist das Stichwort – letztlich Projektmanagement für den Alltag. 

Work- und Projektmanagement

Im Unterschied zum Workmanagement (das gilt für die Methode und die Tools) wird das Projektmanagement meistens von Profis gemacht wird, deren Job es ist, Projekte zu organisieren. Dazu nutzen sie professionelle, komplexe Tools.

Der Aufwand lohnt sich, denn er ist buchstäblich des Pudels Kern. Workmanagement ist nichts anderes als die Organisation von Arbeit – die eben nicht von ausgebildeten Organisatoren erledigt wird.

Das allerwichtigste Kriterium für solche Werkzeuge (wirklich, vor allem anderen!) ist, dass in der Teamorganisation jeder damit klar kommt, und in der Lage ist, sich schnell einzuarbeiten, ohne Zeit zu verschwenden.

Tools für digitale Teamorganisation müssen erlernt werden

Die Führungsaufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass die Beherrschung aller digitaler Werkzeuge auch als Bestandteil der Arbeit angesehen wird. Wir begegnen oft Teams, in denen auf die Tools geschimpft wird, denn “ist ja nicht mein Job, ein Tool zu füttern, sondern meine Ergebnisse abzuliefern”.

Das ist ein bisschen, als würde der Handwerker sagen “es ist ja nicht mein Job, die Bohrmaschine zu bedienen, sondern ein Loch in die Wand zu machen”.

Ohne das Werkzeug geht es nun mal in digitalen Zeiten nicht – und es ist Führungsaufgabe, Teams in die Lage zu versetzen, mit ihm zu arbeiten.

Fokus auf Arbeitsergebnisse bei der Digitalisierung der Teamorganisation

Sobald ich mein Team nicht mehr jeden Tag sehe, tritt der Arbeitsprozess notgedrungen in den Hintergrund. Ich bekomme als Verantwortlicher keinen direkten Einblick mehr in den Arbeitsrhythmus meiner MitarbeiterInnen. Also müssen drei Dinge passieren, um weiterhin produktiv arbeiten zu können:

Raum für Briefings und Nachbesprechungen schaffen

Viel mehr als sonst sind Planungsrunden und Nachbesprechungen im Team notwendig, um einen Überblick über den gemeinsamen Arbeitsstand zu bekommen. Die Kunst: Das Planen nicht ausarten zu lassen.

Für unser Team bewährt sich der Wochen-Kick-Off am Montag, um anstehende Themen einzuplanen (und sich über das Wochenende auszutauschen) und das Status-Meeting am Freitag, um sich zu den Ergebnissen abzustimmen.

Briefings wirklich klar formulieren

Eins ist sicher: Remote zu arbeiten vermindert die Tendenz nachzufragen, wenn Dinge nicht ganz klar sind. Deswegen ist es wichtiger denn je, Aufgaben klar zu definieren, das erwartete Ergebnis abzustimmen und es schriftlich festzuhalten (am besten im Workmanagement-Tool, dafür ist es da).

Ist die Definition erstmal da, gilt es sich an eines der berühmtesten Steve Jobs Zitate zu halten: “Hire smart people and get out of their way”. Es ist unglaublich unproduktiv, aus dem Remote-Office durch allzu häufige Calls, Status-Updates und Meetings dafür zu sorgen, dass die Arbeit auch wirklich gemacht wird.

Der Einzelne ist bei der Remote-Arbeit öfter auf sich selber gestellt. Das lässt sich abfedern, aber nicht ganz verhindern. Mehr denn je wird es also zur Führungsaufgabe, Arbeit so aufzuteilen, dass jeder seine ganz individuelle Stärke auch zur Anwendung bringen kann.

Wenn das ordentlich gemacht wird, bringt es Eigenverantwortung und Stolz auf die eigenen Ergebnisse für das Team mit sich – statt Frust darüber, alleine nicht weiter zu kommen.

Offenes Feedback geben ist essentiell bei der Digitalisierung der Teamorganisation

Remote und digital ist es noch schwieriger, den richtigen Ton zu treffen, wenn es um Feedback geht.

Zwischentöne gehen unter oder können erst gar nicht richtig rüber gebracht werden. Was Abhilfe schafft, sind klare Feedback-Regeln für das ganze Team wie zum Beispiel:

  • Im Feedback geht es ausschließlich um die Sache
  • Wir sagen im Feedback unsere Meinung um besser zu werden, nicht um jemanden anzugreifen
  • Das bessere Argument gewinnt

Wenn solche oder vergleichbare Regeln jedem bekannt und von Team-Leads vorgelebt werden, erleichtern sie die ehrliche Kommunikation, erhöhen die Motivation der Mitarbeiter und bereichern die Remote-Arbeit ungemein.

Der Schock in der Arbeitsorganisation ist eine Riesenchance

Wir haben viele Teams in der letzten Zeit straucheln sehen. Die Kombination aus finanzieller Unsicherheit und hastiger Umorganisation ist selbst für erfahrene Teams starker Tobak.

Wir müssen die Lektionen, die wir nun im Eiltempo gelernt haben, in Ruhe sortieren und uns das Beste für die Zukunft behalten.

Nur so haben wir die Chance, unsere Arbeitskultur wirklich zu verbessern und als Teams offener, flexibler, moderner und widerstandsfähiger werden.

Wird die Situation in Unternehmen bedrohlich, überwiegt das Bewusstsein, dass Entscheidungen und Umstellungen temporär sind. Was nach der Krise von den Einschnitten und Veränderungen bleibt, ist völlig unklar. Aber wir haben die Chance, neu darüber nachzudenken, wie wir in Zukunft mit unseren Teams zusammenarbeiten und insbesondere, wie wir führen wollen. 

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