Mitarbeiter richtig kündigen: So wird’s für beide Seiten leichter

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Hier gibt's fünf bewährte Praxistipps mit großer Wirkung: Was du beim Kündigen eines Mitarbeiters beachten solltest, sodass die Trennung für beide Seiten eine leichtere Sache wird.

Ja, die Themen Kündigung und Trennung von Mitarbeitern gehören für Unternehmer und Führungskräfte zum Job dazu. 

Und wohl oder übel könnten sie gerade in der nächsten Zeit coronabedingt für viele noch relevanter werden, als je zuvor.

Aber was gibt es beim Kündigen von Mitarbeitern zu beachten? Wie sollte das Kündigungsgespräch ablaufen? Wie geht die Kommunikation ans Team? Welchen gängigen Fehler gilt es zu vermeiden?

Wir mussten damals in unserem Startup Familonet ungefähr nach einem knappen Jahr das erste Mal jemanden entlassen. Dieses sehr prägende Ereignis hat sich tief in meinem Gedächtnis festgebrannt. Es war für alle Beteiligten ein emotionaler Moment, sowohl der betreffende Mitarbeiter als auch wir Gründer hatten Tränen in den Augen – insbesondere, als er uns im Kündigungsgespräch offenbarte, dass er und seine Frau ein Kind erwarten würden.

Einige Jahre später mussten wir uns dann von einem großen Teil unseres Teams trennen, weil eine Finanzierungsrunde einen Tag vorm Notartermin geplatzt war. Auch hier gab es einschneidende Erfahrungen und Learnings für mich. Zum Beispiel mussten wir unserem gesamten Team kommunizieren, dass viele von ihnen nun gehen müssten. Hier haben wir glücklicherweise einige Dinge besser gemacht, als bei unserer ersten Kündigung.

Ich habe fünf konkrete Learnings und Impulse von mir sowie von anderen erfahrenen Unternehmern und Führungskräften für dich zusammengestellt. Mit ihnen können wir das nächste Mal noch gefestigter in solche Situationen gehen – und halten uns vielleicht auch selbst einmal den Spiegel vor.

1. Hire Slow, Fire Fast?

Ein Klassiker aus dem angelsächsischen. Aber was ist da dran?

Fest steht: Egal, mit welchem erfahrenen Unternehmer ich spreche, fast ausnahmslos alle sagen mir, dass sie den großen – auch sozialen – Wert dieser Einstellung zur Kündigung von Mitarbeitern erst viel zu spät erkannt haben. Dass sie das Thema Kündigen in ihren Anfangsjahren als Führungskraft viel zu häufig viel zu lange auf die lange Bank geschoben und verdrängt haben.

Es gibt durchaus nicht nur wirtschaftliche Gründe, die dazu führen, dass wir uns von Leuten trennen müssen. Wir haben diese Erkenntnis ja sogar mit der Möglichkeit der Probezeit gesetzlich verankert. Ich persönlich würde sagen: Beide Seiten, Arbeitnehmer sowie Arbeitnehmer, sollten „Hire Slow, Fire Fast“ viel öfters in Erwägung ziehen.

Warum sollten wir als Arbeitnehmer unsere wertvolle Arbeits- und damit Lebenszeit an eine Firma und ihre Shareholder verkaufen, mit denen wir eigentlich gar nicht zusammenarbeiten möchten?

Und andersherum: Als Unternehmer und Führungskraft ist es unsere Aufgabe, dafür zu sorgen, dass nur solche Menschen im sozialen Konstrukt unserer Firma und unseres Teams einen Platz haben, mit denen wir unsere Vision und Mission erreichen können. Mit denen auch alle anderen im Team sich selbst verwirklichen und die beste Version von sich selbst werden können.

Menschen erkennen ganz schnell, wenn eine Person nicht wirklich ins Team passt – unser Bauchgefühl trügt uns selten. 

Aber viel zu häufig gehen wir viel zu lange nicht den Schritt, der eigentlich unumgänglich ist – nämlich uns von Leuten zu trennen, die nicht in unsere Firma passen.

So gerne ich die Person mochte, die wir nach einem Jahr unseres Startups entlassen mussten – wir haben viel zu lange damit gewartet und uns einfach nicht getraut, unserem Mitarbeiter zu kündigen. Das hat am Ende zu noch viel größeren Verwerfungen im Team geführt und hat die ganze Sache für die betreffende Person nur unnötig belastender gemacht.

Das Ende mit Schrecken statt dem Schrecken ohne Ende ist in der Regel für beide Seiten die deutlich bessere Option.

Viele Unternehmen kommunizieren deshalb mittlerweile ganze offenen eine „No Asshole Rule“ – frei nach dem Motto „A hole in the team is better than an asshole in the team.“

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2. Das Mitarbeiter-Kündigungsgespräch gut vorbereiten und richtig durchführen

Fürs Protokoll: Dies ist natürlich keine Rechtsberatung, sondern es sind einfach nur Erfahrungen, die ich von anderen Unternehmern mitbekommen, selbst angewandt und für vernünftig befunden habe.

Kündigungen von Mitarbeitern können aus wirtschaftlichen, sozialen oder leistungsbedingten Gründen notwendig sein. Egal warum, oftmals sind sie Sinne aller Beteiligten. Bei den allermeisten Trennungen, von denen ich mitbekomme, ist es für beiden Seiten nur eine logische Konsequenz und man einigt sich im Guten. Aber ganz egal, ob wir uns im Guten oder im Streit trennen, ein paar grundlegende Dinge für den Moment des Kündigungsgespräches sollten wir beachten:

Stelle im Kündigungsgespräch sicher, dass der Mitarbeiter sein Gesicht wahrt, dass es rechtlich korrekt abläuft und – sehr wichtig – dass er direkt danach keinen Zugriff auf sensible Daten mehr hat. 

Bitte den Mitarbeiter, zum Beispiel am (Freitag-)Abend etwas länger zu bleiben, bis die anderen Kollegen gegangen sind. Nimm eine dritte Person als Zeuge mit ins Gespräch. Rede nicht lange um den heißen Brei, das ist nicht der Zeitpunkt für Small Talk. Sage direkt im ersten Satz, dass das Arbeitsverhältnis gekündigt wird. Führe in dieser Situation keine ausführlich-ausschweifenden Erklärungen mehr an und lasse dich nicht auf lange Diskussionen ein, das birgt nur rechtliche Risiken für dich. 

Überreiche das unterschriebene Kündigungsschreiben und lasse dir vom Mitarbeiter eine Empfangsbestätigung unterschreiben. 

Ganz wichtig: Du musst vorher organisiert haben, dass während des Gesprächs dein IT-Leiter dafür sorgt, dass alle Systeme und Zugriffe des Mitarbeiters abgeschaltet sind, sobald er aus dem Gespräch heraus kommt. Du weißt nie, wie Menschen auf ihre Kündigungsnachricht regieren. Hier ist absolute Vorsorge geboten.

3. Kündige Mitarbeitern so, dass die Tür nie für immer zugeschlagen ist

Versuche bitte alles in deiner Macht stehende zu tun, um sicherzustellen, dass sich beide Seiten nach der Trennung noch in die Augen schauen können. Der Mitarbeiter sollte unbedingt sein Gesicht wahren – auch wenn man sich in Uneinigkeit trennt.

Ehemalige Mitarbeiter formen die Employer Brand deiner Firma maßgeblich mit. 

Deine Unternehmensmarke ist das, was man „hinter deinem Rücken“ beziehungsweise in der Szene deiner Branche oder Industrie über dich erzählt.

Außerdem sieht man sich immer zweimal im Leben. Vielleicht kann es in einigen Jahren nochmal miteinander klappen? Gerade jetzt, wo Unternehmen aufgrund von Corona Mitarbeiter entlassen müssen, könnte es danach möglicherweise einen gemeinsamen Neustart geben.

4. Gekündigte Mitarbeiter: Sorge für die richtige Kommunikation ans Team

Mitarbeiter richtig kündigen: Wie geht die richtige Kommunikation ans Team, wenn Mitarbeiter gekündigt wurden?
Wie geht die richtige Kommunikation ans Team, wenn Mitarbeiter gekündigt wurden?

Als wir einen großen Teil des Teams unseres Startups entlassen mussten, standen wir vor der Herausforderung, wie wir die Kommunikation an die betroffenen Mitarbeiter sowie an den Rest des Team organisieren würden.

Wir haben uns bei anderen Führungskräften und Unternehmern umgehört, die breits Erfahrung mit solchen Situationen hatten, und haben dann folgendes Vorgehen umgesetzt. 

In der Retrospesktive hat es sich als durchaus vernünftig herausgestellt:

1. Wir haben zuerst alle betroffenen Mitarbeiter jeweils zum Einzelgespräch gebeten und das Kündigungsgespräch wie oben beschrieben durchgeführt.

2. Erst danach, direkt am nächsten Morgen, haben wir in einem Teammeeting an alle Mitarbeiter kommuniziert, dass wir einen großen Teil des Teams entlassen müssen. In diesem Meeting waren auch die betroffenen Mitarbeiter anwesend. So konnten wir vor dem Team erklären, dass alle, die von der Entlassung betroffen sind, schon darüber Bescheid wissen. Im Umkehrschluss bedeutete dies für alle anderen, dass sie nicht betroffen sein würden.

5. Hilf aktiv bei der Suche nach einem neuen Job für die Person, von der du dich getrennt hast

Helfe Mitarbeitern, von denen du dich trennst, aktiv dabei, einen neuen Job zu finden. In der Regel ist es ja so, dass die spezifischen Stärken dieser Person nicht zum Job in deinem Team oder deiner Firma gepasst haben.

Versuche gemeinsam mit der Person herauszufinden, wo sie mit ihren Stärken besser aufgehoben sein könnte. 

Aktiviere dann dein Netzwerk und deine Kontakte, um eine geeignete Alternative zu finden, die ihren Stärken entspricht.

Viele Unternehmer haben damit solch gute Erfahrungen gemacht, dass es in all den Jahren des Bestehens ihrer Firma und hunderten von Mitarbeitern, die sie schon hatten, noch nicht ein einziges Mal zu einem Arbeitsrechtsstreit mit Mitarbeitern kam, von denen man sich trennen musste.

Übrigens: Was ist, wenn Mitarbeiter dir kündigen?

Es ist ganz normal, dass Mitarbeiter ihren Job kündigen. Manche wollen beruflich weiterziehen, manche haben familiäre Gründe, manche waren nicht ganz zufrieden bei uns.

Als Unternehmer und Führungskräfte dürfen wir das nicht persönlich nehmen. 

Im Gegenteil: Es gibt ein paar ganz einfache Kniffe und Strategien, wie wir von unseren A-Mitarbeitern, die wir gerne gehalten hätten, auch nach dem Arbeitsverhältnis weiterhin profitieren können – und über sie sogar neue Top-Mitarbeiter anziehen und gewinnen können.

Wie das geht erfährst du in den konkreten Tipps und Strategien in meinem aktuell noch kostenlosen E-Book „222 Talente Hacks für Leader“, das diesen Sommer als Print-Version im Haufe-Verlag erscheinen wird.

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