Deine Produktivität 2020 – Teil 5: Deine wöchentliche Checkliste

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Wie du mit einer simplen Checkliste die Kontrolle über deine Arbeit behältst

Man mag es kaum glauben, aber der durchschnittliche Büroarbeiter hat mehr als 100 aktive Projekte gleichzeitig. Daher benötigen wir ein gutes System zur Organisation dieser Projekte und sollten diese Projekte regelmäßig überprüfen und aufräumen und genau darum geht es in der wöchentliche Checkliste.

In der Podcast-Folge zu diesem Schritt lernst du, wie du durch deine wöchentliche Checkliste (“Weekly Review”) dein Produktivitäts-System am Laufen hältst und regelmäßig auf seine Funktion überprüfst:

Die wöchentlichen Checkliste ist sozusagen der Kleber unseres Systems und hält alles zusammen. 

Am besten blockst du dir mindestens eine Stunde pro Woche und setzt dich an einen ruhigen Ort, an dem du nicht gestört wirst. Für mich funktioniert es sams­tag­mor­gens ganz gut. Hier scheiden sich die Geister. Manche machen es montagmorgens, andere sonntagabend. Wann du es machst, bleibt dir überlassen. Wichtig ist, dass es eine Routine wird. 

Die wöchentliche Checkliste soll dir bei drei Dingen helfen:

  • Klarheit über alles, was sich die letzte Woche an Aufgaben usw. angesammelt hat
  • Klarheit über deine aktuellen Projekte und Aufgaben
  • Klarheit über potentielle neue Projekte
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Im ersten Schritt geht es darum, alles, was im Laufe der Woche in deiner Inbox und anderen Tools angefallen ist, zu sammeln. Wie die Inbox funktioniert, haben wir im ersten Artikel bereits gelernt. In deiner Inbox können also zum Beispiel sein:

  • Ideen
  • Notizen
  • Briefe
  • Next Steps
  • Projekte 
  • uvm.

Gehe außerdem kurz in dich und überlege, was noch so alles in deinem Kopf liegt. Auch diese Sachen schreibst du in deine Inbox. 

Als nächstes sortierst du die Inbox nach dem Workflow aus dem Artikel „Die Inbox aufräumen“ dieser Serie. 

Hast du Schritt 1 der wöchentlichen Checkliste erledigt, geht es nun darum, einen Überblick über alle laufenden Projekte und deinen Kalender zu haben. 

Schaue dir dazu jedes deiner Projekte an. David Allen würde ein Projekt nur dann als aktiv bezeichnen, wenn es mindestens eine “Next Action” oder eine “Waiting For” Aufgabe hat. Wenn dies in einem deiner Projekte nicht der Fall ist, überlege dir, ob das Projekt noch aktiv sein sollte. Wenn nein, archiviere es. Wenn ja, überlege, was der nächste Schritt ist. Außerdem kannst du dir jede Woche die Frage stellen, ob deine Projekte deine Ziele noch unterstützen. Gegebenenfalls haben sich deine Ziele verändert oder angepasst und entsprechend sollten sich auch deine Projekte anpassen. 

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Danach gehst du durch deine “Next Action” Liste und hakst die Dinge, die schon erledigt wurden, ab und erstellst neue “Next Actions” die dir einfallen. Wenn du die Frog Liste nutzt, dann stelle dir bei jedem Projekt die One-Thing Frage und definiere deine Frogs. 

Gehe danach durch deine “Waiting For” Liste und siehe nach, welche Items du abhaken kannst und wo du noch nachfassen musst. 

Als nächstes überprüfst du deinen Kalender. Zunächst die vorangegangene Woche: Haben sich aus den Terminen von letzter Woche neue Projekte, Aufgaben oder Termine ergeben? Trage auch diese ein. Danach schaust du dir die zukünftige Woche an und legst Termine fest. Hier kannst du auch Deep Work Blocker für deine Frogs setzen und deinen Kalender für nächste Woche so planen, dass andere dich nicht für Termine buchen können und deinen Arbeitstag unnötig aufteilen. Du möchtest ja möglichst viele Deep Work Blocker haben.

Deine Checkliste: Kreativ werden

Jetzt solltest du einen guten Überblick über deine Projekte und Aufgaben haben. Nun ist ein guter Zeitpunkt, sich die Someday / Maybe Liste anzusehen. Gibt es dort Dinge, die du nun mal angehen möchtest? Vielleicht ist jetzt ein richtiger Moment, Spanisch zu lernen? 

Du wirst sehen, dass die wöchentliche Checklist extrem gut dabei hilft, das ganze System aktuell zu halten. Du hast die volle Kontrolle und Übersicht über deine Projekte. Dies ist ein elementarer Bestandteil, um produktiv zu sein: Dein Unterbewusstsein fängt an, diesem System zu trauen und du versuchst nicht mehr, alles im Kopf zu behalten. Es fühlt sich einfach gut an, einen leeren Kopf mit Kapazität für mehr kreatives Denken zu haben. 

Hier siehst du ein Beispiel einer wöchentlichen Checkliste in dem Tool Asana:

Woechentliche Checkliste
Die wöchentliche Checklist – dargestellt in Asana

Du kannst die wöchentliche Checkliste wunderbar mit privaten Themen ergänzen. Zum Beispiel: 

  • Sport planen
  • Ziele überprüfen (alle zwei bis vier Wochen)
  • Treffen mit Freunden ausmachen
  • Finanzen prüfen
  • Ein kurzes Journal mit drei Stichworten zum Thema “Was lief gut diese Woche” aufschreiben

Du siehst, die wöchentliche Checkliste kannst du nach Belieben auf dich anpassen. Im nächsten Artikel dieser Serie “Gewohnheiten aneignen” zeige ich dir, wie du die wöchentliche Checkliste zur Gewohnheit machen kannst. 

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