Deine Produktivität 2020 – Teil 3: Aufgaben priorisieren

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Wie du an den wirklich wichtigen Dingen arbeitest und Aufgaben richtig priorisieren kannst

Nachdem wir also unseren Kopf entleert und die einzelnen Dinge in Projekte und Listen organisiert haben, lernen wir nun, wie man Projekte am besten erstellt, Aufgaben richtig priorisiert und daran arbeitet.

In der Podcast-Folge zu diesem Schritt lernst du, wie du alle Themen in deiner Inbox in ausführbare Aufgaben herunterbrichst und die dann richtig priorisieren kannst, um sie effektiv zu bearbeiten:

Zunächst ist es wichtig, ein Projekt so zu gestalten, das es “machbar” ist. Viel zu oft schreiben wir uns eine einzige Aufgabe auf, wie z.B. “Geburtstag planen” und merken nicht, dass dies kein kleines Projekt ist, sondern eins mit vielen kleinen Schritten. Wir sehen “Geburtstag planen” und fühlen uns zunächst überfordert, denn wir sehen nur das riesige Projekt ohne die klaren Schritte. Der mentale Aufwand, jedes Mal zu überlegen, was dieses Projekt denn eigentlich braucht, ist viel zu anstrengend für unseren Kopf. Die folgende Abbildung verdeutlicht den Unterschied zwischen einem überfordernden Projekt und einem machbaren Projekt.

Daher Regel Nummer 1: Brich dein Projekt in so viele kleine Schritte wie möglich herunter. 

Um das zu schaffen, musst du zunächst zu deinem Projekt brainstormen. Was könnten mögliche Schritte für die Erreichung dieses Projektes sein? Schreibe alles auf.  

Auch hilft es, wenn du mit anderen sprichst, die bereits an einem ähnlichen Projekt gearbeitet haben, um weitere Ideen oder Feedback zu erhalten. Auch eine einfache Recherche zum Thema kann von Nutzen sein, um das Projekt mit Leben zu füllen. 

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Aufgaben richtig priorisieren

Nun ist dein Projekt voller kleiner Aufgaben. Um jetzt herauszufinden, was die wirklich wichtigen Aufgaben sind, hilft es, sich eine einfache Frage zu stellen, die der Autor Garry Keller in seinem Buch “The One Thing” beschreibt. Die “One-Thing Frage” lautet: “Was ist die eine Sache, die ich tun kann, so dass, wenn ich diese Sache tue, alles andere leichter oder überflüssig wird?”

Lies dir diesen Satz noch einmal durch: “Was ist die eine Sache, die ich tun kann, so dass, wenn ich diese Sache tue, alles andere leichter oder überflüssig wird?”

Regel Nummer 2: Stell dir die “One-Thing Frage”.

Schaue dir deine Projekte an und stelle dir diese Frage ganz bewusst. Du wirst überrascht sein, dass es fast immer eine Sache gibt, die so wichtig ist, dass, wenn sie erledigt wurde, andere Dinge einfacher oder unnötig werden. 

Diese Frage stellst du dir nun für alle Projekte. In jedem Projekt definierst du diese eine Sache. Dies ist deine wichtigste Aufgabe. Ich persönlich nenne diese eine Sache den “Frog”, basierend auf dem “Eat that frog” Ansatz von Brian Tracy. Die Idee ist, uns die eine Sache, die wir auf jeden Fall heute machen müssen, als Frosch vorzustellen – und diesen Frosch dann zu essen (also die Aufgabe zu erledigen). Du filterst also mit der One-Thing Frage deine wichtigste Aufgabe je Projekt heraus und nennst sie dann liebevoll “Frog”. David Allen würde diese Aufgabe im GTD Context als “Next Step” bezeichnen und sie in die Next Steps Liste packen. Da GTD aber kein wirkliches System zur Priorisierung bietet, empfehle ich die Kombination aus der One-Thing Frage und der Eat That Frog Technik um deine Aufgaben optimal zu priorisieren.

Wenn du jetzt ein digitales Tool – Todoist – nutzt, kannst du dafür einen Tag setzen. Am Ende hast du eine “Frogs” Liste, in der die jeweils wichtigsten Aufgaben aus allen Projekten liegen (siehe Abbildung). Dies sollte die erste Liste sein, die du jeden Tag öffnest, denn das sind die wirklich wichtigen Aufgaben, die dich und deine Projekte voranbringen.

Beispiel an verschiedener Listen, Frogs / Must Do's

Nun ist es so, dass du dir aber auch die Zeit nehmen musst, an diesen Dingen zu arbeiten. Oft sind das keine einfachen Sachen, die man mal eben nebenher macht, sondern sie sind kognitiv anstrengend. Hier kommt die “Deep Work” Methode ins Spiel, welche auf dem gleichnamigen Buch von Cal Newport basiert.

Die Idee ist simpel. Deep Work ist die Fähigkeit, sich ohne Ablenkung auf eine kognitiv anspruchsvolle Aufgabe zu konzentrieren und so komplizierte Informationen schnell zu bearbeiten und in kürzerer Zeit bessere Ergebnisse zu erzielen. Diese Grafik verdeutlicht, dass wir mit Deep Work deutlich mehr in weniger Zeit schaffen (und die Qualität der Arbeit um einiges höher ist).

Deine Aufageben richtig priorisieren: Grafik zeigt einen Interrupted Workflow
Quelle: The One Thing

Regel Nummer 3: Blocke deinen Kalender um an deinen Frogs zu arbeiten.

Der Trick ist nun, sich seine “Frogs” Liste anzusehen und dann Deep Work Blocker im Kalender zu markieren, an denen man wirklich nur an den Frogs arbeitet. Das heißt: Handy aus, E-Mail Programm aus, keine Meetings annehmen und am besten an einen Ort gehen, an dem man nicht gestört wird (z. B. Home Office, Telefonkabinen, Kaffee, u. a.). Im Großraumbüro ist dies oft schwierig. Eine Abhilfe können Noise Cancelling Kopfhörer und die Regel sein: wer Kopfhörer anhat, möchte nicht gestört werden. Dies muss aber ganz klar mit dem ganzen Team vereinbart sein. Diese Grafik gibt dir ein Beispiel einer Führungskraft, die sich jede Woche aktiv Deep Work Blocker im Kalender speichert.

Deine Aufgaben richtig priorisieren: Die Grafik gibt dir ein Beispiel einer Führungskraft, die sich jede Woche einen Deep Work Blocker im Kalender speichert

Quelle: Michael Karnjanaprakorn, CEO of skillshare

Prokrastination: Blockaden beseitigen

Viele Menschen neigen zur Prokrastination. Das bedeutet, dass sie – oft unterbewusst – kleine, einfache Dinge, anstelle der wichtigen “Frogs” priorisieren. Auch hier gibt es einige Tricks, die man anwenden kann. Prokrastination wird oft durch drei Dinge getriggert:

1. Perfektionismus

Manche Menschen fangen nicht mit einer Aufgabe an, weil sie noch mehr planen wollen. Sie haben Angst, dass die Qualität ansonsten nicht gut wird. Hier kommt die “Swiss-Cheese” Technik ins spiel. “Durchbohre” deine Aufgabe mit ganz vielen kleinen Löchern, damit sie am Ende ähnlich aussieht, wie ein Schweizer Käse. Die Löcher können so banale Dinge sein wie:

  • Die Präsentation öffnen und Seitenzahlen einfügen
  • Die Hintergrundfarbe auswählen
  • Überschriften schreiben usw.

Die vermeintlich banalen kleinen Dinge helfen uns dabei, schon mit der Aufgabe anzufangen und in kleine Schritte zu zerlegen. Wir haben bereits angefangen und jetzt fällt es uns oft leichter, einfach weiterzumachen.

2. Die falsche Stimmung

Oft “fühlen” wir uns einfach nicht danach, etwas zu machen. Auch hier gibt es banale Tricks, die dich in eine andere “Gefühlslage” versetzen, sodass wir mehr Motivation haben, eine Aufgabe zu beginnen. Dinge die vielen meiner Kunden helfen sind u.a.

  • Eine motivierende Playlist anhören
  • Mit ein paar Kollegen  in der Kaffeeküche quatschen
  • Eine Runde um den Block spazieren gehen
  • Ein Telefonat mit einem guten Freund führen 

Wenn wir zurück an den Arbeitsplatz kommen, sind wir oft motivierter und fangen mit der Aufgabe an.

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3. Angst zu versagen

Ähnlich wie Perfektionismus kann uns Angst davor, etwas nicht gut zu machen, blockieren.  Hier hilft es, sich das gewünschte Endresultat bildlich vorzustellen. Stell dir vor, wie gut die Präsentation wird, die du nächste Woche hältst und wie alle klatschen und zufrieden sein werden. Alleine dieser kleine Gedanke kann die Angst vor dem Versagen überwinden.

Generell hilft es immer, sich seine Zielen bewusst zu machen und noch mal in sich zu gehen und zu verstehen, warum man gerade etwas eigentlich macht bzw. machen sollte. Wie man sich gute Ziele setzt lernen wir im nächsten Schritt dieser Folge.

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2 Gedanken zu „Deine Produktivität 2020 – Teil 3: Aufgaben priorisieren“

  1. Hi…zunächst erst mal möchte ich sagen, dass es eine super informative Serie geworden ist. Ich habe von alles Systemen, die ihr hier vorstellt, einzeln schon gelesen und versucht sie anzuwenden. Ich habe es bisher aber nie geschafft, sie so zu kombinieren, wir Ihr es vorschlagt! Daher Kompliment!
    Ich habe eine Frage: Und zwar zeigt ihr in dem Screenshot oben jetzt zwei Listen, einmal die Next Action List und die Frogs-Liste. Ich dachte, verstanden zu haben, dass es dieselben Listen sind. Wie teilt ihr das jetzt genau auf?
    Und zweitens…die Priorisierung der Aufgaben in den Projekten versteh ich, aber wie priorisiert ihr die Projekte an sich bzw. wie die Aufgaben in der Frogs- bzw. Next Action-Liste? Ich komme aus dem B2B-Projektvertrieb und haben oft 8-10 Anfragen gleichzeitig und mir fällt es dann oft schwer zu priorisieren, welches Projekt als erstes fertig werden soll.

    Danke

    Antworten
    • Hi lieber Christian, Danke dir, das freut mich sehr zu hören! Frogs sind in der Regel Aufgaben, die – sobald sie erledigt sind – dafür sorgen, dass all deine verbleibenden Aufgaben einfacher oder vielleicht sogar überflüssig für dich werden. In deinem Beispiel könnte es zum Beispiel die Implementierung eines Systems sein, das es dir erleichtert, deine Kundenanfragen abzuarbeiten. Ich denke, die Kundenanfragen selbst würden wohl eher nicht unter Frogs fallen, sondern unter Next Actions.
      Ich hoffe, das hilft dir schon etwas weiter?
      Besten Gruß aus Hamburg! 🙂
      Dein Michael

      Antworten

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