Deine Produktivität 2020, Teil 2: Die Inbox aufräumen

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Wie du deine Inbox aufräumst und organisierst

Im ersten Teil haben wir gelernt, wie wichtig es ist, den Kopf zu entleeren und alles aus unserem Kopf in eine Inbox zu packen. Nun stellst du dir sicher die Frage, wie du diese lange Liste an Notizen sortierst, die Inbox aufräumen kannst und sie optimal organisierst.

In der Podcast-Folge zu diesem Schritt lernst du, die wie alle Themen aus deiner Kopfentleerung (Schritt 1/10) in die richtige Kategorie und Liste (Task, Referenz, Deadline, Projekt) einordnest, um sie danach produktiv bearbeiten zu können:

Dazu möchte ich dir einen vereinfachten Workflow zeigen, inspiriert von Productivity Systemen wie z.B. Getting Things Done (GTD) von David Allen, Deep Work von Cal Newport und der “Eat that Frog” Methode von Brian Tracy. Das Ziel ist, immer zum richtigen Kontext die richtigen nächsten Schritte zu sehen und gleichzeitig eine einfache, aber wirkungsvolle Priorisierung vorzunehmen. Durch das Inbox aufräumen, schaffst du Klarheit über die wirklich wichtigen Aufgaben. Die folgende Grafik verdeutlicht den Workflow.

Workflow Grafik

Du siehst, dass der erste Schritt die Inbox ist. Diesen Schritt haben wir erledigt. Im zweiten Schritt machst du nun folgendes:

Du schaust dir jeden einzelnen Punkt an und fragst dich:

  • Ist dieser Punkt relevant? Wenn nein → streiche ihn durch. Auch mental fällt es dir nun leichter, diesen Punkt aus deinem Kopf zu “löschen”
  • Ist es eine ausführbare Sache oder eher etwas zum Nachlesen, also eine Referenz? Wenn zweites der Fall ist, solltest du diese Sache einfach ablegen (in einem Ordner, physisch oder digital) und dem Projekt zuordnen, zu dem diese Info gehört. 
  • Ist es ein Termin? Termine gehören in den Kalender und haben eine klare Deadline (Tag / Zeit). Alles, was keine Deadline hat, gehört nicht in den Kalender. 
  • Ist die Sache ausführbar? Dann kommen nun drei Unterschritte in Frage:
    1. Dauert die Aufgabe nur 2 Minuten? Dann erledige sie sofort. Es dauert länger, sie zu sortieren als einfach zu erledigen.
    2. Ist es ein Projekt? Dann erstelle ein neues Projekt. Ein Projekt ist laut GTD definiert als ein Ergebnis, dass mehr als zwei Schritte braucht, um erledigt zu werden (z.B. eine neue Waschmaschine kaufen und installieren: Schritt 1: Tech Specs definieren. Schritt 2: Preise vergleichen. Schritt 3: Waschmaschine kaufen, Schritt 4: Waschmaschine installieren)
    3. Ist es eine Aufgabe, die zu einem Projekt gehört? Ordne sie diesem Projekt zu.
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Zusätzlich gibt es drei wichtige kontextbasierte Listen, die David Allen zur Organisation deiner Aufgaben empfiehlt und du so deine Inbox optimal aufräumen kannst.

Die “waiting for” (“warten auf”) Liste 

Darunter fallen alle Aufgaben, bei denen du auf jemanden wartest, etwas zu erledigen, bevor du an der Aufgabe weiterarbeiten kannst. Das kann z.B. die Post sein, die deinen neuen Tisch liefern muss, bevor du ihn aufbauen kannst. Oder ein Designer auf der Arbeit, der deine Präsentation schön gestaltet, bevor du sie an einen Investor schickst. Die einzige Sache, die du mit Dingen aus dieser Liste machen kannst, ist, eine andere Person daran zu erinnern, dir etwas zu liefern, bevor du weitermachen kannst. Du hast also eine Liste mit Aufgaben wie: “Ich sollte XYZ erinnern ABC zu erledigen” oder “Auf der DHL Website nachsehen, wo meine Lieferung ist”.

Die “Next Steps” Liste 

Diese Liste beinhaltet den jeweiligen allernächsten Schritt, den du pro Projekt durchführen kannst. Im Projekt “Waschmaschine kaufen und installieren” wäre der nächste Schritt, nachdem du die “Definition der Tech Specs” abgeschlossen hast, das Vergleichen von Preisen. In jedem Projekt markierst du also mindestens einen nächsten Schritt als “Next Step”. 

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Die “Someday / Maybe” (“irgendwann / vielleicht) Liste

Oft sind die Dinge, die wir aufgeschrieben haben, nicht direkt umsetzbar. Etwa “Spanisch lernen” oder “Sabbatical machen”. Das sind Dinge, die wir vielleicht bald einmal angehen möchten, die aber nicht direkt in ein Projekt umsetzbar sind. Gerade ist es vielleicht nicht die richtige Zeit, Spanisch zu lernen oder das Sabbatical möchtest du erst in zwei Jahren planen. Solche Dinge kommen auf die Someday / Maybe Liste.  

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Auch hier gilt: im Idealfall nutzt du ein digitales Tool wie Asana oder Todoist, mit dem du Tags setzen kannst. Du legst also einen “Waiting for” und einen “Next Steps” Tag an. Jedes Projekt ist nur dann “aktuell”, wenn es mindestens einen “Next Step” oder eine “Waiting For” hat. 

Für Someday / Maybe legst du eine neue Liste an, da die Punkte in dieser Liste ja noch keinem Projekt zugeordnet werden. 

Nimm dir nun wieder eine Stunde Zeit, damit du deine Inbox aufräumen kannst. 

Viel Spaß! 


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Deine Produktivität 2020, Teil 1: Die Kopfentleerung

Deine Produktivität 2020 – Teil 3: Aufgaben priorisieren

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