Deine Produktivität 2020, Teil 1: Die Kopfentleerung

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Wie du mit einer einfachen Übung deinen Kopf befreist und Platz für kreatives und strategisches Denken schaffst.

Die heutige Büro-Arbeitswelt ist anspruchsvoller denn je. Wir müssen immer mehr Tools lernen, unser Wissen weiter spezialisieren, Neues dazulernen und uns ständigen Veränderungen anpassen. Hinzu kommt die Masse an E-Mails, Chats, Projekten, Aufgaben, Meetings, Unterbrechungen und und und. Deshalb ist es umso wichtiger, hin und wieder eine Kopfentleerung durchzuführen. 

In der Podcast-Folge zu diesem Schritt lernst du die Grundlagen des Dreiecks deiner persönlichen Produktivität kennen. Mit der Kopfentleerung (“Mindsweep”) startet deine Reise, nächstes Jahr weniger beschäftigt und viel produktiver zu sein:

Diese Grafik basierend, auf einer McKinsey Studie, verdeutlicht sehr schön, dass der durchschnittliche Knowledge Worker mehr als 61% mit der Suche von Informationen, lesen von Emails, Abstimmungen mit Kollegen und Unterbrechungen beschäftigt ist. 

Time spent at work Diagramm, Produktivitaet 2020 Kopfentleerung

Hinzu kommt unser Privatleben. Die Familie, das Haus, der Verein, Freunde, Verwandte, Hobbies usw. Überall gibt es Erwartungen, Projekte, Aufgaben, Termine. 

Oft fragen wir uns, wann und wie wir eigentlich konzentriert an etwas arbeiten können. Nie scheint genügend Zeit für all die Dinge zu sein, die wir wirklich erledigen müssen. Das führt dazu, dass wir oft die einfachen Dinge über die wichtigen Dinge priorisieren. Jede neue E-Mail, jede Unterhaltung mit einem Kollegen, jede Push-Notification auf dem Handy erhält mehr Priorität, als die Präsentation, die eigentlich bis morgen fertig sein soll. Wir sind also eher “beschäftigt”, als dass wir produktiv sind. 

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Das passiert uns sowohl im beruflichen als auch im privaten Leben. In unserer hektischen Welt fällt es uns zunehmend schwerer, unsere Arbeit und Projekte zu organisieren und zu priorisieren.

Doch es gibt Produktivitätssysteme und Tools, mit denen wir all diese Anforderungen stressfreier und effektiver lösen können. In dieser Serie aus Podcast und Artikeln lernen wir die drei Säulen der Produktivität kennen, die uns dabei helfen, uns auf die wirklich wichtigen Dinge zu konzentrieren:

  1. Systeme
  2. Gewohnheiten
  3. Grundlagen 

Im Baustein Systeme lernen wir zunächst, die Kopfentleerung. Unseren Kopf von all den Gedanken und “ach-ich-muss-noch…” Momenten zu befreien. Im zweiten Schritt lernen wir eine Möglichkeit kennen, wie wir diese Gedanken organisieren und priorisieren, um dann entsprechend damit zu arbeiten. 

Baustein Nummer Zwei soll uns dabei helfen, die Arbeit mit diesem System zu einer Gewohnheit zu machen. Die Learnings können dafür verwendet werden, schlechte Gewohnheiten abzulegen und gute Gewohnheiten aufzubauen. 

Der dritte Baustein beinhaltet die Grundlagen. Wir werden sehen, welchen Einfluss Schlaf, Ernährung und körperliche sowie geistige Gesundheit für unsere Produktivität hat. Kein System kann wirklich gut funktionieren, wenn die Grundlagen nicht stimmen.

Fangen wir also mit der ersten Übung an. 

Die Inbox und Kopfentleerung

Bestimmt kennt ihr den Moment: Ihr wacht mitten in der Nacht auf und fragt euch, ob ihr einem guten Freund zum Geburtstag gratuliert hast. Oder ihr steht morgens unter der Dusche und euch fällt auf, dass ihr schon wieder vergessen habt, neues Duschgel zu kaufen. 

Unser Kopf ist wahnsinnig schlecht darin, sich Dinge zu merken, aber deutlich besser darin, Informationen zu verarbeiten. Stell dir einen kleinen Affen in deinem Kopf vor, der sich nach dem Zufallsprinzip Gedanken greift und diese in unser Bewusstsein bringt – egal ob diese Gedanken gerade sinnvoll sind oder nicht. Meine Kollegen von der wunderbaren Organisationsberatung TheDive haben das mit der folgenden Grafik sehr schön dargestellt:

Platz für Fokus schaffen. Kopfentleerung für mehr Produktivitaet 2020
Quelle: TheDive

David Rock hat in seinem Buch “Your Brain at Work” die neuesten wissenschaftlichen Erkenntnisse darüber zusammengetragen, wie unser Gehirn im Bezug auf Produktivität und Arbeit funktioniert. Er stellte fest, dass ein voller Kopf mit vielen Gedanken Energie verbraucht, die uns für andere Dinge fehlt. Und genau hier soll die erste Übung helfen. Alles was in unserem Kopf ist, wollen wir aufschreiben und in eine Inbox packen, um unseren Kopf zu befreien. Idealerweise ist deine Inbox ein digitales Arbeitsmanagement Tool wie z.B. Asana oder Todoist. Es kann aber auch einfach Stift und Papier sein.

Diese Übung ist angelehnt an den ersten Schritt des Produktivitätssystems Getting Things Done (GTD) von David Allen. GTD basiert auf einer einfachen Tatsache: Je mehr Informationen in deinem Kopf sind, desto schwieriger ist es zu entscheiden, was deine Aufmerksamkeit erfordert. Infolgedessen verbringst du mehr Zeit damit, über deine Aufgaben nachzudenken, als sie tatsächlich zu erledigen. Wenn sich Informationen in deinem Kopf ansammeln, führt das zu Stress, Überforderung und Unsicherheit.

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Also wollen wir unseren Kopf davon befreien und alles aufschreiben. Egal wie klein diese Sache ist. Egal, wie wichtig oder dringend sie ist. Das Ziel ist es, den Kopf von allen Gedanken zu befreien und Platz zu schaffen. 

Du wirst durch die Kopfentleerung merken, was für ein befreiendes Gefühl das sein kann und wie du plötzlich wieder mehr Kapazität für strategisches und kreatives Denken hast, ohne dass du ständig an andere kleine Dinge erinnert wirst. Wenn du nämlich alles, jeden noch so kleinen Gedanken, in deine Inbox packst und diese regelmäßig aufräumst, lernt dein Kopf quasi “loszulassen”. 

Fangen wir also mit der Kopfentleerung an. Am besten ist es, wenn du dir einmal Gedanken machst, was gerade alles so in deinem Leben passiert. Die folgende Liste soll dir Inspiration zu Orten und Lebensbereichen geben, in denen oft viel passiert:

  • Dein Job
    • Projekte
    • Kollegen
    • Ziele
  • Deine Wohnung
    • Räume
    • Reparaturen
    • Einkäufe
  • Vereine
    • Termine
    • Pflichten
  • Freunde, Familie
    • Termine
    • Geburtstage
  • Hobbies
    • Training
  • und einiges mehr…

Vielleicht hast du bereits einige Gedanken und Ideen woanders notiert:

  • Notizzettel
  • Briefe
  • Hefte 
  • Notebooks 
  • Tabs im Browser
  • Notizen in Apps

Auch diese Dinge solltest du in deine Inbox packen.

Zu jedem Auslöser fallen dir sicherlich mehrere Ideen, Projekte, Aufgaben und Gedanken ein, die du aufschreiben möchtest.

Wo schreibst du nun alles auf? Am einfachsten ist es, erstmal mit Stift und Papier zu beginnen. Solltest du bereits ein Tool wie z.B. Todoist oder Asana verwenden und dich damit bereits wohl fühlen, kannst du auch gerne ein solches Tool nutzen. Wir unterstützen Unternehmen dabei, Arbeitsmanagement-Tools optimal einzusetzen.

Besorge dir also am besten eine Tasse Tee oder Kaffee und stelle sicher, dass du nicht unterbrochen wirst. Nimm dir mindestens 30 Minuten Zeit, besser aber eine bis zwei Stunden Zeit und schreibe alles auf. Sammle alle Ideen, Gedanken, Projekte, Probleme usw. in dieser Inbox. Keine Wertung. Keine Priorisierung oder Einteilung in Bereiche. 

Viel Erfolg!

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