Mitarbeiter Sourcing: Erfolg durch wertvolle Reminder

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Janosch Fingerhut ist Recruiter und schreibt hier darüber, wie er mit der Sales-Taktik der „wertvollen Reminder“ die Antwortrate von Kandidaten im Sourcing signifikant erhöht.

In diesem Beitrag teile ich meine angewandten Methoden für erfolgreiches Recruiting. Diese beruhen größtenteils auf eigenen Erfahrungen. Ich bin dankbar für Tipps, Kritik, Feedback und andere Erfahrungen. Das Konzept der wertvollen Reminder stammt von Grant Cardone aus dem Sales. Ich wende es erfolgreich aufs Sourcing von Mitarbeitern an.

Was ist Sourcing?

Sourcing ist die aktive Ansprache von Personen, die im Moment oder in der Zukunft auf eine Rolle im Unternehmen passen können und die man fürs Unternehmen gewinnen möchte.

Sourcing kann sein: Die persönliche Ansprache von potentiellen zukünftigen Mitarbeitern auf Meetups, Events, bei Treffen. Sourcing kann sein: Nachrichten schreiben auf Plattformen, Blogs, Social Websites, Chats, Foren, Jobboards, E-Mail, Direct Messages oder über andere Websites. Sourcing kann sein: Cold Calls, Briefe, Postkarten oder Einladungen versenden zu einem Event.

Sales-Grundlagen im Sourcing von Mitarbeitern

Im Verkauf besteht ein Teil des Sales-Cycle aus: Aufmerksamkeit erhalten → Appointment Setting → Qualifying → Präsentieren → den Prozess weiter vorantreiben.

Die gleichen Mechaniken lassen sich aufs Sourcing anwenden:
Aufmerksamkeit erhalten → die Person in einem Pitch Call sprechen oder sich treffen → Qualifying → in den Recruitingprozess einpflegen.

Wie wird Sourcing erfolgreich?

Go the extra mile, there is no one on it.

Grant Cardone

Dieses Zitat von Grant Cardone beschreibt, wie wir vorgehen und was wir erreichen wollen. Auch hier entstammt das Konzept dem Sales und kann im Recruiting angewendet werden.

Wie oft hast du eine Nachricht – egal auf welcher Plattform –, einen Cold Call, eine E-Mail oder eine Inmail mit einem Job-Vorschlag oder -Angebot von einem Recruiter erhalten? Ich nehme an, du kennst dieses Phänomen.

Nächste Frage: Hast du auch eine zweite, dritte oder gar vierte Nachricht von der selben Person bekommen? Und damit meine ich explizit keinen Spam. Ich bin mir ziemlich sicher: Nur ganz selten war dies der Fall. Kaum jemand im Recruiting nutzt Follow-ups und Reminder.

Jeder Experte, ob in technischen oder nicht-technischen Berufen, bekommt jeden Tag Nachrichten über diverse Kanäle, zum Beispiel per Telefon, E-Mail, in Foren, Social Networks oder wird angesprochen auf Konferenzen, Meetups etc.

Klug Aufmerksamkeit erhalten

Nehmen wir an Person A bekommt, nach konservativer Schätzung, eine Nachricht am Tag, weil sie ein Developer ist. Das sind sieben Nachrichten pro Woche. Im Normalfall sind es eher zwei Nachrichten pro Tag, oder mehr. Das sind dann schnell 20 Nachrichten am Ende der Woche. Warum und wie sollte Person A aus den 20 Nachrichten explizit deine sehen? Welchen Grund sollte die Person haben, deine Nachrichten zu sehen und auf dein Sourcing anzusprechen? Genau hier kommen Reminder – und zwar nützliche Reminder – ins Spiel.

Was denkst du: Wenn jemand zehn Nachrichten von unterschiedlichen Personen bekommt und dazu mehrere Nachrichten von einer einzigen Person, sagen wir mal vier, welche Nachrichten fallen mehr auf?

Klar, im Normalfall werden die vier Nachrichten – oder vier verschiedenen Kontaktaufnahmen auf unterschiedlichen Wegen – durch die eine Person stärker auffallen. Wir wollen erreichen, aus der Masse herauszuragen und die Aufmerksamkeit von Person A zu bekommen. Im Sales-Cycle-Beispiel wollen wir also vom Step Aufmerksamkeit erhalten zum Step Pitch Call gelangen.

Das Interesse des Kandidaten wecken

Alle Recruiter senden Sourcing-Nachrichten. Wir wollen erreichen, dass die Antwortrate steigt und Person A unsere Nachricht(en) als besondere Nachrichten wahrnimmt. Dazu müssen wir das Interesse von Person A wecken. Das ist das klare Ziel.

Ich kann mir vorstellen, dass einige Leser jetzt denken: „Aber Janosch, das ist doch Spam und das nervt und ich will nicht das die Person eine Abneigung auf mich entwickelt.“

Diese Reaktion kann ich absolut verstehen, aber sie ist nicht begründet, wenn man wertvolle Reminder schickt und dies auf eine ordentliche und höfliche Art und Weise. Außerdem: Weil fast niemand anderes Reminder sendet, fällt man mehr auf, wenn man es tut. Es wird vielleicht immer mal eine Person geben, die etwas genervt antwortet, aber das ist nicht die Regel und sollte uns nicht abschrecken. Mit einer freundlichen Antwort kann man selbst aus solchen Situationen etwas gutes machen.

Was sind Reminder?

Einfach zusammengefasst: Ein Reminder ist eine Erinnerung an den Adressaten, das Kontakt gewünscht wird.

Ein Reminder kann eine weitere Nachricht auf dem selben Kanal sein, worüber die erste Kontaktaufnahme stattfand. Im besten Fall aber wählt man andere Kanäle. Mal ein Anruf. Mal eine Nachricht. Mal ein persönliches Hallo auf einem Meetup. Mal eine Whatsapp-Nachricht oder ein direkter Tweet. Eine Postkarte oder ein Brief. Oder eine E-Mail. So ist es im Sales Gang und Gäbe – und so können wir es auch im Recruiting anwenden.

Wie funktionieren wertvolle Reminder?

Ein Reminder sollte auf keinen Fall als Spam daherkommen. Wir alle kennen Nachrichten wie:
„Hatten Sie schon Zeit meine Nachricht zu lesen?“
„Vor einer Woche habe ich …“
„Können Sie mich anrufen?“
„Habe zweimal versucht Sie zu erreichen.“
„Schreibe Ihnen nochmals wegen der E-Mail von gestern.“

Alle diese Nachrichten sind nicht wirklich geeignet. Warum? Weil sie a) einen leicht fordernden bzw. negativen Unterton enthalten, b) von oben herab formuliert sind, c) keinen Mehrwert für den Empfänger enthalten und d) Standardnachrichten sind.

Ein Reminder sollte einen Mehrwert für die Person enthalten und einen Grund generieren, dass die Person sich Zeit nimmt, deine Nachrichten zu lesen und Nachforschungen über dich und dein Unternehmen anzustellen. Du erinnerst dich? Das Ziel der Erinnerung ist Aufmerksamkeit zu generieren. Mit den oben genannten Beispielen, wird man schnell ignoriert.

Was kann also ein wertvoller Reminder im Sourcing sein?

Er muss nicht immer im Bezug zur ersten Nachricht stehen. Auch nicht zum Jobangebot, welches man geschickt hat. Die Hauptsache ist, dass die Person einen Gewinn davon hat, deine Nachricht zu öffnen. Das wichtigste Ziel ist, dass die Person antwortet und ein Gespräch entsteht. Danach kann erneut der Hinweis folgen: Wir haben Jobs.

Beispiele für wertvolle Reminder, mit denen ich positive Erfahrungen gemacht habe:

  • Senden von Links zu Videos über das Unternehmen, coole Projekte, Reden von Mitarbeitern auf Konferenzen
  • Senden von Links zu Artikeln, Blogs mit spannenden (auf das Profil der Person) passenden Themen
  • Senden von Links zu Präsentationen
  • Senden von Bildern von Unternehmensevents, Messeauftritten oder Instagram Posts
  • Einladungen zu Meetups, Hinweise auf Konferenzen, Hinweise auf Youtube Videos, welche relevante Themen enthalten. Einladungen zu Hackathons, Einladungen zu Film- oder Brettspielabenden im Unternehmen
  • Kurze personalisierte Videonachrichten. Ein freundlicher Gruß „Hi Person A. Nächste Woche findet das Kotlin Meetup statt. Wünsche dir ein schönes Wochenende. Viele Grüße.
  • Fragen! Fragen stellen, die nicht unbedingt etwas mit der ersten Nachricht zu tun haben. Aus meiner Erfahrung ist eine Frage pro Reminder ausreichend. Wichtig: Nicht alle Fragen auf einmal stellen. So kann man sich mehrere Reminder vorab zurechtlegen und diese dann in mehreren Nachrichten nutzen.

Hier ein paar Vorschläge für Fragen, die ich benutzt habe und die gut funktioniert haben:
„Was ist dein Lieblingsmeetup in deiner Stadt?“
„Warst du auf der XY Konferenz? Was hat dir gefallen? Welche Talks hast du warum ausgewählt?“
„Welche Tools für XY benutzt du warum am liebsten?“

Ich empfehle auch folgende personalisierte Fragen:
„Ich habe auf Deinem Github Account Projekt XY gesehen. Erzähl doch mal, was hat dich dazu motiviert? Wie hast du die größte Herausforderung gemeistert?“

Außerdem ist es sinnvoll, Bezug aufs Profil und den Interessenbereich der Person zu nehmen:
„Du spielst Instrumente? Stark! Welche?“
„Du gibst Nachhilfe? Ich habe mal Deutschnachhilfe gegeben. Welches Fach machst du?“

Zusammenfassend: Wertvolle Reminder bringen der Person einen Nutzen, einen nützlichen Hinweis oder einen netten Gruß. Sie zeigen Interesse an der Person. Reminder für erfolgreiches Sourcing sind im besten Fall personalisiert und sollten freundlich formuliert sein.

Ein weiteres Beispiel aus der Realität, welches bei mir sehr gut funktioniert hat:

„Hi Person A,
one of our developers gave a speech at Droidcon last week. He talked about XY. Here is the presentation about it. (Link) Maybe that is of interest to you.
Have a nice day!
Thank you for your time.
Best regards
Janosch
P.S.: Have you been to Droidcon?“

Das ist eine Nachricht, die ich als dritten Reminder benutzt habe und die Person hat sich bedankt und geantwortet. Sie hat geschrieben: „Thank you for sending me this! I appreciate it and sorry for my late reply. … „

Da freuen sich beide Seiten.

Wie erhöhst du die Antwortrate?

Nun wollen wir das oben beschriebene einordnen und nutzen. Mit dem klaren Ziel, dir Antwortrate zu erhöhen, empfehle ich folgendes:

Material vorbereiten

Sammelt für jede Stelle beziehungsweise Zielgruppe relevantes Material. Jede Stelle ist anders und somit jede Zielgruppe und deren Zielpersonen. Es ist hilfreich Material und Links zu sammeln und zu kategorisieren. Frage doch deine aktuellen Mitarbeiter, was ihnen gefällt. Da ergeben sich immer gute Tipps.

Tracking von Sourcing Aktivitäten

Wie gut ist welcher Kanal, wie ist meine Antwortrate, wie viele Nachrichten wurden geschrieben, etc.?
Um den Erfolg zu messen, sollten ein paar einfache Zahlen festgehalten werden. Es gibt Online-Tools dafür. Alternativ pflegst du diese Daten ganz einfach manuell in einem Google Sheet.

Meine Empfehlungen für Datenpunkte, die du tracken solltest:
Art des Kanals und der Kontaktaufnahme. Anzahl der kontaktieren Leute. Das Datum der Kontaktaufnahme. Die Anzahl der Reminder. Wann nach welchem Reminder die Person geantwortet hat. Anzahl der generierten Interviews, Offers und Hires. Dadurch kannst du einschätzen, wie gut das Sourcing läuft und wo du noch nachbessern solltest.

Deine Reminder Strategie

Überlege dir vorher eine Herangehensweise für Reminder im Sourcing. Wie viele Reminder möchtest du in welcher Reihenfolge senden? Auf welchen Kanälen und wann? Wirst du zwischen verschiedenen Kanälen alternieren? Ein Beispiel könnte sein: 1.) E-Mail mit kurzer Nachricht 2.) Inmail mit Link 3.) Tweet mit Hinweis 4.) erneute Nachricht 5.) zweite E-Mail mit Content 6.) Whatsapp.

Zeitraum

Oftmals umfassen Reminder einen längeren Zeitraum. Für ein gutes Talent lohnt es sich, zu langen Atem zu beweisen und sein Glück zu versuchen. Punkte, die du bei deiner Reminderstrategie beachten solltest: Alle Reminder in einer Woche? Jede Woche ein Reminder? Alle zwei Wochen? Erst lange und dann kurze Abstände für Reminder?

Zusammenfassung

Mit Remindern kann man einen guten Kontakt generieren und einen positiven Eindruck hinterlassen, um erfolgreich im Sourcing zu sein. Jeder Mensch ist anders, und es gibt kein richtig oder falsch. Je nach Persönlichkeit, solltest du verschiedene Reminder und Kanäle nutzen. Meine Erfahrung hat gezeigt: Höflichkeit kommt immer gut an und erhöht die Antwortrate, wenn man von Remindern Gebrauch macht. Bei mir antworten Personen im Schnitt nach dem vierten Reminder. Ein Reminder sollte stets einen Mehrwert bringen. Das Ziel ist, das zu machen was andere nicht machen: Mehrere sinnvolle und wertvolle Kontaktaufnahmen mit potentiellen zukünftigen Mitarbeitern.

Für Fragen stehe ich dir jederzeit zur Verfügung.

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